Журнал учета Трудовых договоров

Журнала регистрации трудовых договоров: образец и порядок заполнения

Титульный лист журнала регистрации трудовых договоров.

Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами. Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.

Так как же именно принято заполнять журнал?

На титульнике журнала указываются:

  • полное наименование предприятия/организации или ИП;
  • название журнала;
  • дата начала отчета;
  • дата окончания отчета.

Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (и заполняемое и незаполненные).

На первой странице не принято что-то писать. На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала.

В таблице укажите:

  • порядковый номер;
  • временной период;
  • ФИО ответственного лица; его должность;
  • основание, для поручения веления журнала;
  • подпись лица.

Журнал регистрации трудовых договоров — образец бланка для заполнения:

Бланк журнала регистрации трудовых договоров.

Иной вариант заполнения журнала:

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Столбец 1

Указывается регистрационный номер договора/соглашения (не путать с номерок трудового договора).

Столбец 2

Дата, когда договор был заключён.

Столбец 3

Непосредственно номер трудового договора/соглашения.

Столбец 4

Фамилия работника и его инициалы.

Столбец 5

Профессия работника/ должность.

Столбец 6

Структурное подразделение, в которым осуществляет свою деятельность работник.

Столбец 7 и 8

Они объединены в одну графу и называются сроком действия. В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.

Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить — читайте в этой статье.

Столбец 9

Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).

Столбец 10

Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.

Столбец 11

Примечания и дополнения.

Пояснения к заполнению журнала

Проясним некоторые моменты в заполнении:

  1. Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
  2. При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
  3. Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11. Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.
  4. На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Также обязательно указывайте дату.
  5. Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1). После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете здесь.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовое законодательство не включает нормы об обязательном ведении журнала регистрации трудовых отношений и дополнительных соглашений. Однако наличие такого учета в организации отвечает интересам самой компании и ее работников.

Это объясняется следующими обстоятельствами:

Он дает возможность точно и в полном объеме контролировать заключение, изменение и расторжение трудовых договоров и дополнительных соглашений

Это важно при контроле сотрудничества с лицами, работающими по совместительству;
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет оформлять отчеты и отслеживать численность персонала;
Данные журналы существенно упрощают поиск сведений по каждому сотруднику. Ведь в процессе текущей деятельности часто необходимо найти информацию об условиях договора или дополнительного соглашения с тем или иным работником;
В журнале удобно делать отметки о получении сотрудником своего экземпляра или об ознакомлении с изменениями, отраженными в дополнительном соглашении.

Более того, ведение данного учета исключает манипулирование работодателем со стороны недобросовестных работников.

В электронном виде

Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.

Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:

  • контроль документов;
  • конфиденциальность;
  • срочный поиск и формирование копий документов и справок;
  • быстрое распечатывание прошлой документации.

Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.

Понятие и цели журнала регистрации

Все документы, созданные на предприятии, регистрируются в отдельных журналах и книгах. Не стали исключением и трудовые договора. Несмотря на то, что трудовое законодательство не регламентирует ведение отдельного журнала для регистрации трудовых соглашений, его наличие существенно облегчает работу кадровиков. В журнале фиксируются не только заключенные соглашения между работником и работодателем, но и дополнительные договора на выполнение отдельных видов работ.

Используется он для облегчения работы кадрового отдела. В частности, с его помощью:

  • отслеживаются трудовые отношения между сотрудником и работодателем;
  • составляются статистические отчеты;
  • упрощается поиск информации о начале или окончании трудового договора;
  • быстро устанавливается причина окончания трудового договора.

Как и к любой документации, к журналу регистрации трудовых договоров выдвигается ряд требований. В первую очередь, это жесткая или полужесткая обложка. Листы в самом журнале также должны быть достаточно плотными, так как после закрытия документа, он сдается в архив на хранение. Листы должны быть пронумерованы и прошиты. Желательно наличие пломбы.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала
. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

  • номер по порядку;
  • период времени;
  • ФИО ответственного;
  • должность лица;
  • основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения

Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
Второй – дата заключения договора.
Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
Фамилия и инициалы работника.
Пятый столбик – его профессия или должность.
Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения

Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
Одиннадцатый столбец – это примечания.

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет
. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Ведение Журнала регистрации трудовых договоров не регламентировано какими-либо документами, поэтому оформление и ведение книги выполняется в соответствии с общими требованиями делопроизводства. Журнал должен иметь твердую обложку и переплет. Все страницы необходимо пронумеровать.

Документ прошивается в нижней части капроновой ниткой, концы нитки выводятся на заднюю обложку снаружи, скрепляются узлом и заклеиваются квадратной бумажной пломбой.

Поверх пломбы ставится печать предприятия, и непосредственно на пломбе оформляется заверительная запись с датой и подписью руководителя.

Заверительная запись представляет собой описание названия журнала, количества страниц в нем и дату регистрации книги. Также указывается регистрационный номер документа с датой, на основании которого начато ведение журнала.

На обложке указывается полное название предприятия, название журнала и строка «начат/окончен».

На последней странице указывают дату закрытия, номер соответствующего приказа и дату сдачи в архив.

В книге необходимо предусмотреть страницу, на которой будет указана информация о назначении ответственного лица по ведению и хранению документа.

На этой странице указывается номер и дата приказа о назначении сотрудника ответственным лицом, ФИО сотрудника, должность и подпись.

В журнал можно вносить ту информацию, которую руководитель предприятия посчитает необходимой. Основными колонками в такой книге является информация:

  • порядковый номер (не обязательно);
  • дата и номер трудового договора (приказа);
  • фамилия, имя и отчество сотрудника;
  • должность, на которую сотрудник принят;
  • сведения о выдаче договора на руки (или ознакомления с приказом);
  • изменения в трудовом договоре;
  • информация о расторжении трудового договора;
  • причина расторжения договора;
  • дополнительная информация по усмотрению.

Номер трудового договора обычно состоит из дробного числа, которое включает порядковый номер в левой части дроби и год заключения в правой его части, например: 01/14. Фамилия, имя и отчество обычно записываются полностью.

Для удобства записи ежегодно рекомендуется начинать регистрацию с начала, но можно продолжать старую нумерацию.

В графе «Номер п/п» указывается порядковый номер документа и дата его регистрации, а в колонку «Дата и номер трудового договора» вписывается регистрационный номер договора. В графе «»Изменения в трудовом договоре» указывают номер и дату дополнительных соглашений при их наличии.

В графе «Сведения о выдаче договора на руки» ставится подпись сотрудника и дата выдачи или ознакомления.

Для контрактов рекомендуется предусмотреть отдельную колонку или делать соответствующую запись в дополнительной информации. Также в журнале можно отмечать данные о том, работает сотрудник по совместительству или принят как основной.

Для регистрации дополнительных соглашений можно завести отдельный журнал. Оформление этого журнала выполняется таким же образом, как и по договорам.

Видео на тему того, как принять на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом. Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно

Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Ведение журнала трудовых договоров и дополнительных соглашений

  • Ведение журнала, предназначенного для учёта трудовых договоров, не является обязательным, так как трудовое законодательство не дает для этого четкого указания.
  • Однако наличие подобного документа может оказаться полезным для самого работодателя, и многие ведут журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений по собственной инициативе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Зачем нужен журнал?

Стоит знать, что наличие подобного документа на предприятии позволит в полной мере подтвердить заключение контрактов с конкретными сотрудниками, а также различных дополнительных соглашений.

Подобная доказательная база может использоваться как для решения внутренних задач, так и для участия в судебных спорах.

В этой статье можно подробно узнать о трудовых спорах.

Журнал позволяет эффективно вести учёт документации, хранящейся в архиве предприятия. Это позволит предотвратить исчезновение или кражу важных бумаг — проблемы, связанные с подобными происшествиями.

При ведении журнала учёта трудовых договоров проводится его замена в ежегодном режиме, однако если с работниками было заключено малое количество контрактов, то один документ может вестись на протяжении нескольких лет.

Форма документа

Ведением журнала учёта трудовых договоров занимается кадровая служба. Документ может создаваться в свободной форме и представлять собой обыкновенную тетрадь с жёсткой обложкой, разлинованной на столбцы. Однако вести журнал можно как в бумажной, так и в электронной форме.

Во втором случае ответственный за журнал человек обязан делать несколько резервных копий после каждого обновления документов, чтобы избежать потери важных для предприятия данных.

Формуляр включает в себя большое количество сведений и даёт возможность упорядочить их, принимая во внимание потребности конкретной организации. С момента оформления журнал становится локальной документацией, которую требуется вести в полном соответствии с действующим законодательством

Пример ведения журнала:

В обязательном порядке формуляр должен включать в себя титульный лист, утверждённую таблицу, более того, необходимо пронумеровать и прошить документ. В будущем журнал нельзя заполнять в хаотичном порядке. За его ведение должен отвечать конкретный сотрудник, который будет вносить важные для организации сведения в порядке, установленном ТК РФ.

Журнал учёта трудовых договоров часто создаётся на предприятиях с большой численностью штата, в организациях, где кадровые работники знают всех сотрудников поимённо, подобный документ — довольно редкое явление.

Правила ведения

При создании журнала учёта трудовых договоров в обязательном порядке делается титульный лист, на котором проставляется название документа, дата его создания. На следующей странице необходимо прописать сведения относительно лиц, ответственных за ведение конкретного документа.

Обозначается следующая информация:

  • Порядковый номер;
  • Полное имя кадрового сотрудника, занимающегося заполнением журнала;
  • Должность ответственного лица;
  • Временной период, в течение которого планируется вести документ;
  • Наименование бумаги, играющей роль основания;
  • Подпись ответственного за журнал лица.
  1. Стоит отметить, что для удобства использования документа в будущем пронумеровать страницы необходимо в обязательном порядке.
  2. Таблица, где будут прописываться важные сведения, должна включать в себя около 10 столбцов.
  3. Пример, как правильно регистрировать договора в журнале (кликабельно):
  4. Образец, на основании которого чаще всего создаётся журнал учёта контрактов, заключенных с работниками, включает в себя следующие сведения:
  • Порядковый номер контракта;
  • Точную дату заключения;
  • Персональные данные сотрудника;
  • Профессию и должность в компании;
  • Структурное подразделение, в котором работает специалист;
  • Дату заключения и расторжения контракта;
  • Характер деятельности.

Скачать бланк журнала бесплатно можно здесь.

Если в частично заполненном журнале обнаруживается серьёзная ошибка, то досрочное закрытие документа является обязательным условием. Чтобы произвести эту процедуру правильно, нужно сделать соответствующую запись на последней странице, после чего указать причину.

Посмотрите видео о том, как правильно прошивать журнал:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

В каких случаях требуется?

Как правило, при небольшой численности штат, ведение журнала не требуется, учитывая, что кадровый работник знает сотрудников не только по именно, но и лично. Естественно он располагает и данными о их приеме и примерном круге обязанностей.

Однако если компания состоит из нескольких крупных подразделений и цехов, ведение журнала необходимо, так как только таким образом можно отследить множество нюансов.

Журнал необходим для решения следующих задач:

  • учета движение штата;
  • составления отчетов, так как журнал содержит все основные данные, начиная от даты приема и оканчивая категориями, к примеру, теми же совместителями или несовершеннолетними;
  • для собственного удобства, учитывая, что хранить договора на столе в близком доступе затруднительно, а поднимать все папки в поиске всего одной фразы затратно по времени;
  • для отслеживания сроков действия соглашений и соответственно производства необходимых действий, — допустим, составления того же уведомления об увольнении;
  • для выдачи справок о ходе трудовой деятельности определенного сотрудника.

Предлагаемая форма журнала и ее заполнение

Форма журнала, регламентирующая регистрацию трудовых договоров, несложная и как грамотно ее заполнить может разобраться любой, даже не имеющий опыта кадровый работник.

Согласно единых государственных нормативов и требований, изложенных в ГОСТе Р 51141-98, и данный документ состоит из следующих граф:

  • первая графа — указание номеров, идущих по порядку;
  • вторая графа – дата, которая указывает когда был заключен договор;
  • третья графа – номер, который зафиксирован  непосредственно на бланке трудового договора;
  • четвертая графа – номер, указанный на бланке трудового соглашения;
  • пятая и шестая графа указывают на номер и дату к договору (например, даты  изменений условий труда или увольнение);
  • седьмая графа — ФИО сотрудника (фамилия – прописывается полностью, а инициалы сокращенно);
  • восьмая графа – это примечание, в котором отражаются некоторые важные нюансы, связанные с особенностями договора между работодателем и работником, например, деятельность по совместительству, прекращение действия трудового договора и иные важные моменты.

В качестве образца заполнения журнала регистрации трудовых договоров, можно привести следующее:

№ п/п

Дата заключения договора

Трудовой договор

Дополнительное соглашение

К договору

ФИО

Примечание

номер

дата

88.(порядковый номер)

25.05.2015 (дата подписания документа)

205 (номер, указанный в документе)

Васильева И.М.(фамилия работника)

Запись о трудоустройстве

12 (номер, указанный в соглашении)

225(номер к трудовому договору)

01.07.2015 (дата к трудовому договору)

Игнатьев А.В.

Записи об условиях труда

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть прошит синтетической нитью и пронумерована его каждая страница. Для этого используется контрольная пломба, представляющая собой устройство согласно которого не сложно распознать было ли проникновение посторонних лиц к документации.

Перед регистрацией документации необходимо заполнить титульный лист кадрового документа:

  • полное название предприятия (государственной или частной формы собственности, это не имеет значения);
  • наименование документа, сроки начала и окончания заполнения.

Далее необходимо на всех имеющихся страницах, даже незаполненных, надо проставить порядковые номера, но исключение будет только для первой страницы, так как на ней и предложена форма заполнения журнала. На второй странице указывается информация о работнике, выполняющем функцию кадровика, ведущего журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Рекомендуется эти данные расположить в табличном варианте, так как работники могут и меняться. Срок хранения этого документа должен быть не менее 75 лет, так как на продолжении всей жизни работника могут потребоваться какие — либо уточнения, касающееся его деятельности на предприятии.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий