Управление временем: основные принципы тайм-менеджмента

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Современные технологии наконец достигли той точки, когда мы можем автоматизировать многие рутинные действия. И это не означает, что вы должны купить робота-домработницу. В первую очередь это касается работы за компьютером и в интернете.

Вот некоторые дела, которые можно возложить на плечи современных технологий:

  • Создавайте шаблоны писем и рассылок электронной почты;
  • Устанавливайте напоминания в Google Календарь, чтобы не заглядывать постоянно в список дел;
  • Используйте сервисы кросс-постинга для управления своими аккаунтами в различных соцсетях;
  • Используйте шаблоны электронных таблиц для создания еженедельных/ежемесячных отчетов;
  • Настройте автоматическую оплату по счетам с помощью сервисов мобильного банкинга;
  • Используйте чат-боты для общения с потенциальными клиентами.

Вы также можете обратиться к программистам, чтобы создать автоматические решения для более специфических задач.

7

Шаг 1. Попробуйте

В самом начале мы часто не понимаем, какие именно задачи должен решать тайм-менеджмент и с какими проблемами нам предстоит столкнуться.

Поэтому, прежде чем лезть в дебри теории, попробуйте сразу начать планировать свои дела на день. В этом нет ничего сложного: вам понадобятся только лист бумаги, карандаш и немного времени. День обычно планируют или рано утром, или накануне вечером.

Есть два варианта планирования дня: список дел и расписание. Вы можете поочередно попробовать и то, и другое: так вы поймете, что вам больше подходит.

1. Список дел. Запишите на листочек все дела, которые собираетесь сегодня сделать. Например:

Когда дело завершено, его можно просто вычеркнуть из списка.

Старайтесь начинать с тех дел, которые вы считаете для себя наиболее важными. Если что-то вдруг пойдет не так (например, приедут гости), вы хотя бы успеете сделать все самое необходимое.

Возможно, что некоторые дела займут у вас почти все время, а до других руки так и не дойдут. Ничего страшного: вы уже получили полезный опыт. В следующий раз вы сможете точнее оценить свои силы и составите более реалистичный план.

2. Расписание. Запишите, чем вы будете заниматься в определенное время. Выглядит это примерно так:

У такого подхода есть свои преимущества. Например, так гораздо легче бороться с искушением заняться чем-то посторонним. К тому же нам не придется каждый раз размышлять, что и когда делать.

Иногда расписание может «поломается» из-закаких-то непредвиденных дел. Опять же: не расстраивайтесь. А если такое происходит часто, добавьте в расписание несколько «буферов», то есть отрезков времени, на которые ничего не запланировано:

Если все в порядке, выполняйте в это время любые дела или переходите к следующему пункту. Если же вам кто-то помешал, буфер поможет вам выровнять расписание.

3. Смешанный вариант. Часто удобно использовать сразу оба способа планирования. Слева на листочке запишите расписание, а справа — список дел:

Если вы нашли подходящий для себя вариант планирования, но вам хочется большего, переходите к следующему шагу.

Ешь слона по кусочкам

Выполняя предыдущий пункт ты наверняка столкнешься с проблемой: есть цели, к которым очень сложно приблизиться за один день. Что же делать? Просто разбей весь путь к достижению глобальной цели: сначала на «лестничные пролеты», а потом на отдельные «ступеньки» и выделяй на ступеньку по дню. Например, ты хочешь выучить английский, знание языка складывается из словарного запаса и умения строить речь грамматически правильно. Если ты каждый день будешь по 10 минут повторять слова, 10 уделять грамматическим упражнениям и еще 10 тратить на ведение дневника или общение с носителем языка, то уже через месяц ты станешь намного ближе к цели!

Система Тима Ферриса

Кто придумал: Тимоти Феррис, эксперт по продуктивности.

В чём заключается: в основе системы лежат два правила. Первое правило — это принцип Парето, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе правило — работа заполняет всё отведённое на неё время. Также это правило известно как закон Паркинсона.

Исходя из этих правил, Тим Феррис делает вывод, что нужно не уделять работе больше времени, а максимально на ней концентрироваться. Рабочий период должен составлять около 20%, но в это время ваши отдача и концентрация должны быть максимальны — и на важных задачах. Оставшееся время можно потратить на простые рутинные дела и отдых.

Кому подходит: людям с гибким рабочим графиком, которые могут сами планировать своё время; людям творческих профессий и фрилансерам. Автор считает свою систему универсальной, но наёмному работнику сложно её применить, если его рабочий день строго регламентирован. Однако можно попробовать провести так выходные — например, чтобы наконец сдвинулись с мёртвой точки ваши личные проекты.

Принципы эффективного тайм-менеджмента

Современные системы управления временем содержат схожие методики и основаны на  близких по содержанию принципах. Я не придумывал ничего нового и использовал уже существующие методы, выделив для себя 6 основных принципов тайм-менеджмента. Они дают мне возможность максимально эффективно использовать свои ресурсы и быстро справляться с задачами.

Обязательность планирования

Несмотря на очевидность пользы от планирования, фрилансеры нередко игнорируют составление планов. Планирование избавляет от огромного количества неразберихи, связанной с принятием решений, и позволяет задать последовательность и длительность выполнения задач.

Разделение планов на тактические и стратегические

Выделяют планы двух типов — тактические и стратегические. Задачи и цели, которые ставятся в тактических планах (например, на день, неделю, месяц), должны обеспечивать достижение целей и реализацию задач в стратегических.

При планировании я создаю тактические планы (текущие задачи на день и неделю) и стратегический план (год, расписанный крупными задачами по месяцам и кварталам). Все цели я фиксирую в письменном виде. После этого я структурирую их в полноценный последовательный план, указываю сроки реализации и создаю чеклист для того, чтобы можно было легко отследить сколько работы готово, а сколько ещё предстоит сделать.

Для создания планов я использую Trello. Это бесплатный сервис для планирования и управления работой с возможностью создавать чек-листы.

Хороший план требует времени

На планирование не нужно жалеть времени. Авторы, глубоко исследующие вопрос, и бизнес-тренеры рекомендуют тратить на создание плана до 10 — 15% всего рабочего времени. Я использую 10% для создания тактического плана на день. Моё стратегическое планирование может занимать от 3-4х дней до нескольких недель, в зависимости от масштабности целей.

Баланс гибкости и пунктуальности

Важным моментом в реализации любых задач (в том числе на фрилансе) является возможность гибко менять условия их выполнения при соблюдении сроков. Я считаю, что такое умение — это добрых 20% эффективности тайм-менеджмента. Например, один из заказчиков хочет перенести время встречи. Необходимо построить систему работы так, чтобы это не повлияло на эффективность выполнения других задач.

Иерархия и приоритетность задач

Несмотря на колоссальную пользу планов, они не могут гарантировать неизменность поставленных задач, особенно для фрилансеров, у которых может неожиданно появиться стоящий проект и придется резко менять планы. Для того, чтобы гибко менять задачи без ущерба для основных целей, я выстраиваю иерархическую структуру.

Я применяю 4 градации задач, отражающие положение в иерархии важности и приоритет по срочности: важные — срочные, второстепенные — срочные, важные — не срочные, второстепенные — не срочные. По собственному опыту, не рекомендую вводить промежуточные формы, так как рост точности в данном случае только усложняет структуру

Это может запутать и не принесет пользы.

Пример иерархического распределения моих текущих дел.

Принцип 4-х вопросов

Для точного понимания необходимости в тех или иных действиях я использую принцип 4-х вопросов:

«Зачем делать?» — вопрос позволяет понять, есть ли необходимость для действий.

«Почему сейчас?» — так определяется необходимость в срочности выполнения.

«Почему я? Можно ли делегировать?» — вопрос важен при работе в команде и совсем незаменим при большом количестве коррелирующих обязанностей.

«Какой способ выбрать для реализации?» — вопрос особенно важен, когда скорость и эффективность зависят от используемых технологий и методов.

Когда контроль потерян

Признаки недостатка времени

Чтобы начать эффективно управлять своим рабочим графиком, необходимо вовремя распознать, что вы регулярно тратите минуты и часы на прокрастинацию. Если в вашей жизни есть хотя бы несколько этих факторов, вы наверняка страдаете от постоянного дефицита рабочих часов и срыва дедлайнов.
Признаки следующие:

  • Нет четкого графика. Если вы не знаете, чем и когда будете заниматься, то наверняка начнете тратить время впустую.
  • Вам постоянно приходится дорабатывать дома. Это не признак хорошего работника.
  • К концу дня вы регулярно страдаете от переутомления и стрессов, дня ни на что не хватает.

Самые частые причины недостатка времени

Задавая вопрос о том, «что это ― тайм-менеджмент», и пытаясь применить какие-то техники, большинство людей даже не определяют первопричину нехватки. На самом деле необходимо понять, почему вы тратите свой день впустую, и устранить этот фактор.

Выделяют следующие причины:

  • Полное отсутствие плана. Если ни вы, ни ваша организация не понимает, чем должна заниматься, сотрудники бездельничают.
  • Несоответствие должности. Часто работник просто не может нормально справиться со своими обязанностями.
  • Отсутствие мотивации. Если человека давно не поощряли, он начинает работать медленно и лениво.

Утро начинается с создания рабочего графика

На самом деле мало кто знает, как организовать работу, чтобы все успевать. Чтобы весь процесс прошел наиболее продуктивно и закончился тогда, когда и у других сослуживцев, нужно начинать день немного раньше, чем обычно. Встав на полчаса ранее, можно не спеша собраться на работу, задав быстрый, но размеренный ритм. “Поспешай не торопясь” – в этом совете, доставшемся нам от предков, очень много полезного.

Опоздав на работу, можно выбиться из рабочей атмосферы на весь день, и к тому же не каждому работодателю это понравится, ведь ему требуется специалист не только профессиональный, но и пунктуальный. А поздний приход может повлиять на собственную работоспособность, особенно если труд коллективный. Способность управления временем здесь придется как нельзя кстати.

Если прийти на работу немного раньше, можно спокойно проверить почту, составить график необходимых дел, ознакомиться с нужной информацией, а заодно выпить чашку ароматного кофе, попутно придумав для компании какое-то выгодное предложение.

Что делать дальше?

После обеда или легкого перекуса следует остатки пищи тоже убрать, чтобы они не мешали, не отвлекали запахами – все эти мелочи будут отвлекать от работы.

А если работа коллективная, то желательно, чтобы и коллеги знали, что в каком месте стола можно будет взять, не нарушая при этом заведенный порядок. И если документов много, можно составить их перечень и прикрепить на видное место. Тогда время на поиски у всех будет значительно сокращено.

Любую справку или записи личного характера лучше спрятать в стол, определив и для них конкретные места. Зная, где что находится, не придется растрачивать время на постоянные искания. Удобно приготовить папки разных цветов или наклеить на них цветные полоски, чтобы всегда можно было выделить нужную.

Любой рабочий стол со временем наполняется все новыми бумагами, поэтому периодически нужно делать ревизию, освобождаясь от ненужных вещей и бумаг. Если делать это постоянно, уборка не будет отнимать много времени.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Система управления временем ― это комплекс различных способов, теорий и фактов, позволяющих правильно распределять рабочие часы.

Интересно знать

Цель ― сделать так, чтобы сотрудники меньше бездельничали, справлялись со всеми поставленными задачами вовремя и приносили компании наибольшую прибыль.

При этом процесс контроля может быть как сознательным, так и бессознательным. Некоторые методики подразумевают конкретные тренировки, требующие немалой подготовки. Другие же воздействуют напрямую на сознание работников различными слабозаметными маркерами, например, разноцветными стикерами с написанными целями.

Виды тайм-менеджмента

Существует огромное количество видов ТМ (тайм-менеджмента), в зависимости от того, кто конкретно пользуется представленной системой. Существуют варианты эффективного управления временем для менеджеров, девушек, домохозяек, молодых матерей или даже руководителей крупной компании.

Однако их можно разделить на три основных типа:

  • Персональный. Направлен на одного конкретного человека. Помогает ему в собственной самореализации, исполнении мечты и желаний.
  • Ролевой. Помогает работнику достигнуть какой-то определенной социальной или профессиональной роли.
  • Социальный. Позволяет сопоставить свой график с рабочим временем иных сотрудников и ваших друзей.

Как определить его эффективность

Оценить принципы и правила системы тайм менеджмента не так просто. В первое время никаких видимых результатов не будет, поскольку прогресс в управлении временем может дать свои плоды только через года. Поэтому понять, что вы делаете что-то не так, сразу не выйдет.

Однако есть несколько критериев, по которым можно оценивать, насколько грамотно было потрачено время работника.

  • Вы делаете все правильно, если понятие «срыв дедлайна» стало для вас чем-то непонятным.
  • Все идет по плану, если работа дома ― это редкое исключение в авральные часы, а не постоянная практика.
  • Наконец, сотрудник живет по грамотному графику, если он успевает и работать, и разговаривать с клиентами.

Последствия нехватки времени

У многих слово “тайм-менеджмент” ассоциируется с деловой средой. Кажется, что навыки управления временем – то, что необходимо лишь людям, вращающимся в бизнесе и в основном мужчинам.

Действительно, изначально тайм-менеджмент предназначался в основном для тех бизнесменов, которые хотели наиболее эффективно распределять свое рабочее время.

Сегодня в большей степени нехватку времени ощущают женщины и не только бизнесвумен. Именно дамы, взваливая на себя множество обязанностей:

  • не справляются с ними, просто ничего не успевают,
  • успевают сделать все, но качество работы оставляет желать лучшего,
  • делают все безупречно, но при этом невероятно страдают сами.

В зависимости от особенностей личности, ощущение нехватки времени приносит женщинам гамму негативных переживаний: от легкого дискомфорта до глубокой депрессии.

Женщины, живущие в вечной суматохе от понимания “я не успеваю”, “надо спешить”, “опять времени не хватает” и так далее:

  • раздражительны,
  • тревожны,
  • невнимательны,
  • рассеяны,
  • вспыльчивы,
  • слезливы,
  • агрессивны (часто в скрытой форме).

Такой образ жизни становится причиной множества заболеваний. Начинается все в хронической усталости и перманентного стресса. Эти состояния лишают организм энергии жизни.

Непроходящая усталость и напряжение приводят к расстройствам психики, рано или поздно отражающимся в теле как болезни.  

Стоит ли говорить, что те сферы жизни, которые женщина оставляет “на потом”, сильно страдают?

О чем забывает женщина, которая крутится весь день как белка в колесе? Главным образом – о себе. Во-вторых – о своем мужчине. Не уделяется достаточно времени  не только романтике и эротике, но и элементарному общению в паре муж-жена.

Устанавливайте временные ограничения

Люди работают лучше, если они имеют ограничения по времени. Вы и сами наверняка замечали ускорение от волшебного пинка дедлайна. Закон Паркинсона гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Справедливо и обратное: если уменьшить срок, необходимый для выполнения работы, можно заставить свой мозг сосредоточиться и включиться на полную.

Поэтому всегда, при любой возможности устанавливайте сроки, даже если в этом нет насущной необходимости. Каждый раз старайтесь сокращать их и выполнять задачу быстрее. К примеру, если вы обычно тратите на просмотр почты и написание писем 20 минут, поставьте таймер на 15 и попытайтесь уложиться в это время.

Это также помогает избавиться от ненужных отвлечений. Вы не будете заглядывать в Facebook, если будете знать, что времени хватает впритык.

8

Помощь и все о ней

Еще один способ, как все успевать на работе, – это не позволять использовать себя. Помочь – это святое, но если подобное превращается в постоянное действие, то пора задуматься, а не ошибка ли это – регулярно выполнять работу за другого, а собственную делать, когда все ушли домой? В итоге сложится мнение, что работник не успевает справляться с заданием. И очередное повышение может достаться именно тому, кому приходилось помогать, растрачивая собственное время.

Если что-то на работе не получается, поддаваться паническим настроениям не стоит. Объективный взгляд и концентрация помогут успокоиться и понять, что не все так драматично. Лучше потратить дополнительно полчаса, чтобы обдумать сложившуюся ситуацию. Может, придется за помощью обратиться к коллегам или руководителю, чтобы не тратить время на нерешенную проблему.

Иногда можно и признаться, что в каких-либо вопросах в одиночку решение не приходит, так как возможности человека, к сожалению, не безграничны, как и рабочее время. Но постоянно отказываться от работы или приглашать на помощь других не стоит, чтобы руководство не решило, что этот сотрудник ничего не умеет.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

  • срочные, важные;
  • важные, несрочные;
  • срочные, неважные;
  • неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами

Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи

Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на “нет”, помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику “Помидор”. Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника “Помидор” не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом

Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя

Искусство управления временем

Тайм-менеджмент – методика, свод правил, рекомендаций о том, как организовывать день, полноценно управлять временем. Следуя несложным правилам можно значительно увеличить продуктивность, работоспособность.

В результате научитесь грамотно распределять рабочее, личное время.

Основные правила:

Порядок во всём

В делах, ежедневнике, шкафу, мыслях. Компьютер, рабочий стол содержите в полном порядке. Хлам, мусор собьёт с работоспособного режима. А невозможность сразу найти необходимые бумаги, заметки, увеличит затраты на исполнение поставленных задач.

Ограничьте перфекционизм

Не зацикливайтесь на идеальном исполнении, на неважных делах. Главное делайте, потом решите, корректировать или результат соответствует намеченному плану.

Правильно расставляйте приоритеты

Выделите задачу, приближающую к намеченной цели. Выполняйте её в начале дня. Нет ничего хуже, чем идеально выполнять работу, которую вообще не требовалось делать.

Контролируйте процесс

Выделяйте под задачу конкретное количество времени, закладывая больше на четверть от планируемого, следуйте плану. Ставьте дедлайны, сроки, к которым обязаны отчитаться по выполненной работе.

Планируйте отдых

При планировании указывайте период на работу и на отдых. Тайм-менеджмент в жизни женщины всегда предполагает необходимость включения в список отдых, время для семьи. Полноценный отдых повысит концентрацию, продуктивность, ощущение, что всё идёт по плану.

Найдите дела на «чёрный день»

Под этой фразой подразумевается день, в который невозможно сосредоточится, приступить  к намеченным делам. Всегда бывают подобные «застойные» дни. Заранее составьте список работ, не требующих внимания, концентрации, несложные в выполнении, чтобы день не прошёл впустую.

Заполните пустоты в «период ожидания»

Составьте список несложных процессов, которые получится выполнять по пути на работу, ожидая вылет в аэропорту, на вокзале и в подобные моменты

В этот период рекомендуется уделять внимание учёбе, повышению квалификации, редактированию ежедневника

Благодаря правильному планированию, будите успевать выполнять намеченную работу. Найдется время для родных, близких, высвободится время на личное саморазвитие, жизнь приобретет новые краски, станет насыщенней.

Тайм-менеджмент в жизни женщины: 10 секретов как всё успевать

  1. Планирование — основа основ

Для планирования используйте бумажный или электронный носитель, главное удобство. Он обязан быть в доступности, чтобы в нём было удобно внести изменения.

К конкретной задаче требуется приписывать необходимое для её выполнения период, не стоит переоценивать свои силы. Не рекомендуется расписывать весь временной промежуток, оставьте 20% на непредвиденные задачи.

Со списком требуется работать в течение всего дня, предугадать все нюансы невозможно, некоторые процессы придётся корректировать. Таким образом, будите понимать, сколько успеваете выполнить за день, какое количество времени на это уходит.

  1. Исключите из жизни «пожирателей времени»

Это главная проблема, из-за которой намеченные планы идут крахом. На проверку почты, социальные сети, разговоры по телефону и прочее уходит немало времени. Если предстоит заняться сложным, срочным делом, то отключите всё, что может отвлекать. Или отведите некоторое количество времени на это.

  1. Учитесь расставлять приоритеты

У каждого существует дело, которое тащится из месяца в месяц. Необходимо решить: либо реализовывать его в ближайшие дни, либо вычеркнуть из списка навсегда. Стоит составлять распорядок дня, учитывая, что вначале требуется сделать важные дела, а уже потом второстепенные. Не тратьте времени на мелкие, не приближающие к цели вопросы.

  1. На определённое время — определённое занятие

Не стоит гнаться за скоростью, выполнять пару процессов одновременно. Это не приведёт к ожидаемым результатам, скорее эти дела будут сделаны плохо. Выделите под вопрос конкретный промежуток времени.

  1. «Съешьте лягушку на завтрак!»

Не пугайтесь, никто не заставляет кушать настоящих лягушек.

Правило полезно, решив проблему, освободитесь от эмоционального напряжения, которое беспокоило бы весь день.

  1. «Поделите слона»

Глобальный план, многозадачная цель, трудный путь потребуют немало времени на мотивацию, чтобы заставить себя приступить к делам. Подобный подход в корне неверный.

Разбейте объемную цель на мелкие процессы, продолжительностью 2-5 часов. Это позволит видеть результат, пусть небольшой, но сразу. Мотивировать на дальнейшую работу будет проще.

  1. Выполняйте небольшие дела сразу

Не копите и не откладывайте дела, которые возможно осуществить сразу, потратив не более 15 минут. Лёгкие, непродолжительные дела, накопившись, займут массу времени на исполнение.

  1. Подводите итоги

Вечером важно планировать следующий день, делать анализ прошедшему дню. Так возможно понять, насколько продуктивно проведён рабочий день

Какие процессы требуется перенести на утро, а какие удобнее делать вечером, когда стихают звонки, суета в офисе. Рутинные задания рекомендуется делегировать.

  1. Научитесь говорить «нет»

Если подобный вопрос не входит в должностные обязанности, откажите в просьбе. Выполняйте задания, в которых разбираетесь.

Вначале сложно отказывать людям, со временем будет не сложнее, чем заказывать кофе в кафе.

  1. Не более 5-7 задач

Не пытайтесь выполнить всё и сразу, на такое способны исключительно роботы. Но и они перегружаются, выходят из строя, требуют ремонта, перезагрузки. Укажите в ежедневнике 6-7 главных задач, приступайте к выполнению утром. Дела будут давить обязанностями, а невыполненные задачи – копиться огромным комом.

Тайм-менеджмент для женщин в рабочее время

Простые рекомендации помогают быстрее справляться с монотонной офисной работой:

  1. Чтобы быстрее настроиться на работу, придите в офис раньше. Это лучше, чем потратить время на разговоры за чашечкой кофе в начале рабочего дня.
  2. Определите важные моменты. Работайте быстро и качественно.
  3. Самые сложные задачи разделите на несколько маленьких. Взять, к примеру, большой отчет. Его можно раздробить на части. Пишите каждый день по одной.
  4. Самые неприятные, нелюбимые задания сделайте в начале рабочего дня. Так вы улучшите себе настроение и освободитесь от груза ответственности.
  5. Еще одна рекомендация затрагивает мелкие вопросы. Решайте их по ходу возникновения. Не оставляйте дела на потом.
  6. Не пытайтесь выполнить работу за себя и за коллег. Помните свои обязанности.
  7. Найдите способ получать от работы удовольствие. Устройте небольшое соревнование, попробуйте побить свои же рекорды, время от времени проверяйте результаты.
  8. Делайте небольшие перерывы. Можно работать по принципу 50-10-50. Что это значит? 50 минут уделите работе, после отдохните 10 минут и возвращайтесь к своим обязанностям. И так на протяжении всего дня. Если есть возможность, походите, разомнитесь.
  9. Самые серьезные дела выполняйте утром. В суматохе дня о них можно забыть. В результате вы ничего не успеете.
  10. Тайм-менеджмент для женщин предполагает делегирование обязанностей. Не бойтесь переложить часть дел на подчиненных. Так вы освободите время для более важных задач.
  11. Используйте свободное время с пользой. Это не значит, что на работе можно развлекаться, смотреть сериалы или играть в компьютерные игры. Лучше почитайте информацию, касающуюся вашей сферы деятельности, изучите новые законы или посмотрите мастер-классы, тренинги.
  12. Тайм-менеджмент подразумевает подведение итогов в конце каждого рабочего дня. Отмечайте, что вы успели или не успели сделать. Список оставшихся дел переносите на следующий день.

Главный секрет тайм-менеджмента для работающих женщин: помните, дома вас ждут родные, близкие люди. Используйте время максимально эффективно. Только так получится совмещать рабочую и личную жизнь.

«Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели», Дайана Реннер, Стивен Д’Соуза

Ещё одна книга с парадоксальным названием, авторы которой предлагают отказаться от суетливых действий и научиться входить в состояние потока. Кроме практических советов о распределении времени, здесь есть стремление философски осмыслить саму концепцию деятельности

Так что «Быстрая черепаха» подойдёт тем, для кого жизненно важно не только знать, как что-то делать, но и понимать, зачем и почему. Авторы уверены, что одно без другого не существует

Нельзя сказать, что эта работа о тайм-менеджменте как таковом. Скорее, речь идёт о целеполагании и эффективных способах достижения результатов. Однако, освоив авторскую методику неделания и научившись быть здесь и сейчас, можно куда более успешно справляться с рутинными задачами. Правда, нужно быть готовым, что на этом пути придётся разбираться с когнитивными искажениями и эмоциями, которые мешают ясно мыслить. «Оставьте свой разум в покое, и он заработает для вас и вместе с вами», — советуют авторы.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий