Что такое спецификация: для чего нужна, виды, правила заполнения

Составление спецификации в Excel и оформление в AutoCAD

С появлением в AutoCAD элемента «Таблица» и возможность его связи с таблицами Excel, этот способ является лучшим из перечисленных. Во-первых, заполнение таблицы спецификации в Excel кроме удобства даёт дополнительные преимущества (возможность суммирования или получение информации по ссылкам с других листов или файлов). Во-вторых, данные из Excel автоматически обновляются в AutoCAD. В-третьих, таблица AutoCAD имеет способность автоматически «разделяться» на несколько фрагментов, что даёт возможность быстрое и простое оформления спецификации отдельными листами (как по методу таблица в пространстве Модели, листы — в пространстве Листа, так и по методу таблица и оформление в пространстве Модели). Интервал между фрагментами, а также высота фрагментов устанавливаются в свойствах таблицы. В-четвёртых, при оформлении спецификации в пространстве Листа, спецификация может быть включена в подшивку листов, что даёт дополнительные преимущества.

На данный момент я выполняю спецификацию в Excel и оформляю в AutoCAD. Раньше пользовался связкой Excel+Word. Вставку в Word делал таким образом, чтобы данные из Excel обновлялись. А для выравнивания по странице, настройке ширины столбцов в Word написал небольшой макрос, чтобы не делать это вручную.

Нажмите на кнопку, чтобы скачать шаблоны спецификации по ГОСТ 21.110-2013:
СКАЧАТЬ ШАБЛОНЫ СПЕЦИФИКАЦИИ ПО ГОСТ

Общие моменты

В любом случае, каждая из сторон договора должна чувствовать гарантии при его заключении, и регулировании отношений.

Всем известно, что главным регулятором в бизнесе является договор. Однако, документ – это лишь основная часть, к которому прикрепляются другие бумаги.

Поэтому существуют дополнительные документы, которые прилагаются к договору, и служат лишним доказательством того или иного действия, затрат, подсчетов и т.д.

А без неимения хотя бы одного из них приведет к невозможности выполнения обязанностей каждой из сторон или даже недействительности совершенной сделки.

Первоначальная информация

Наибольшее распространение спецификация получила при заключении договора поставки. Согласно процессу поставки товаров одна сторона заказывает товар, а другая доставляет в нужное место, в нужном количестве и качестве.

Казалось бы все просто, однако именно документ под названием спецификация поможет покупателю и поставщику проверить наличие доставленного товара, и завершить сделку.

Спецификация – это документ, который используется в качестве дополнительного, и имеет в себе уточнение, т.е. конкретизацию тех положений, о которых идет речь в основном договоре.

Сразу хочется сказать, что данный документ очень прост в изложении, однако, как и многие другие, имеет свои нюансы составления.

Назначение документа

Данное приложение прикрепляется к основному документу соглашения в качестве уточняющего, и конкретизирует упомянутые положения, описанные в основном соглашении.

Если обратить внимание на составление некоторых договоров, они очень сжаты, и большее внимание уделяется обязанностями и ответственностью сторон.

Поэтому очень удобно урегулировать правовые нормы, и в конце указать, что к данному документу также прилагаются дополнительные бумаги, которые помогут детализировать и уточнить предмет сделки.

Очень важно уметь грамотно составлять данный документ, так как ошибка может дорого стоить.
Например, когда при проверке по спецификации произошла недопоставка товара. Продавец может обратиться к продавцу, и решить проблему на основании фактически доставленного товара и спецификации

Продавец может обратиться к продавцу, и решить проблему на основании фактически доставленного товара и спецификации.

В документе указывается:

  • наименование приобретаемого товара;
  • вид товара, его общее количество в заказе;
  • общая стоимость без учета НДС, и итоговая стоимость с учетом НДС.

Еще одно удобное назначение документа, которое используется при длительных отношениях сторон. Например, когда стороны заключили долгосрочные отношения по поставке товара.

В данном случае поставки осуществляются согласно правилам основного договора, а необходимое количество, название и номер партии меняются, отражаясь в новой спецификации, и каждый раз подписывается сторонами после успешной доставки и проверки очередной партии товара.

Таким образом, данная бумага может с легкостью заменить счет – фактуру или товарную накладную, если ее правильно составить.

Действующие нормативы

Спецификацию к договору регулирует ГК РФ. Ст. 452 ГК РФ содержит понятие документа согласно договору поставки товаров.

Согласно законодательству спецификация к договору является неотъемлемой частью основного договора и так же имеет юридическую силу.

В зависимости от вида и характеристик передаваемой продукции по договору, может изменяться и вид спецификации.

Судебная практика

Исходя из судебной практики можно понять несколько важных правовых условий использования:

  1. Форма свободная, однако в ней должны обязательно содержаться сведения о точном количестве, точной стоимости как отдельных товаров, так и их суммарного количество (и общей суммы с отдельным указанием НДС).
  2. Сведения о схеме оплаты можно приводить или не приводить, но в любом случае они не должны противоречить условиям договора. В других случаях можно заключить дополнительное соглашение, в котором сделать исключение для конкретной ситуации.
  3. Сведения о технических характеристиках товаров, их изготовители, соответствии нормативным документам указывать необязательно.

В частности, претензии проверяющих налоговых органов о несоответствии данных о товарах в образце спецификации к договору поставки информации, приведенной в счете-фактуре, представляются необоснованными.

Дело в том, что компании сами вправе решать, какие данные, в каком виде должны содержаться в ней. Теоретически документ составляется исключительно для удобства и юридической защиты сторон, поскольку сам договор поставки самодостаточен и даже в отсутствие приложений он имеет обязательную юридическую силу для поставщика и покупателя (в объеме прописанных прав и обязанностей, если они не противоречат ГК).

Таким образом, даже в случае возникновения подобных претензий сторонам будет достаточно доказать свою правоту, используя:

  • собственно договор (поставки, подряда и другие), в котором подробно прописываются названия, реквизиты сторон, порядок поставки, оплаты, урегулирования споров и т.п.;
  • спецификации, которые имеют характер уточнения сведений по товарам (точное количество, сумма и т.п.) и действуют только в случае наличия соответствующего договора, а также ссылки на этот договор.

Статья 429.1 Гражданского кодекса РФ разрешает заключать рамочный договор (договор, устанавливающий общие условия отношения сторон, которые затем конкретизируются в иных документах). Эта форма отношений удобна для длительных договоров поставки партиями.

В качестве документа, конкретизирующего условия договора, нами предлагается спецификация к договору поставки
. Это краткое соглашение, являющееся частью рамочного договора. В нем обязательно предусматривается состав партии поставки (количество, ассортимент, цена товара), иногда другие условия (адрес склада грузополучателя, срок поставки и др.)

Конечно, можно предусмотреть в договоре, что предмет согласуется в товарных накладных и счетах-фактурах. Однако эти документы передаются непосредственно при исполнении обязательств по конкретной партии, а значит, лишают контрагентов возможности переговоров, заставляя покупателя принимать товар «как есть», а продавца — ждать оплаты в «разумный срок».

Примеры договоров поставки, условия которых рекомендуется конкретизировать спецификациями:

  • контрагенты — крупные компании, подразделения которых (а значит, грузоотправитель и грузополучатель по договору) разбросаны по стране или миру;
  • важны требования к качеству, а описать их одной фразой (с целью указания в накладной или рамочном договоре) затруднительно, например, для образца договора поставки оборудования со спецификацией
    ;
  • цена на товар зависит от рынка и постоянно «скачет».

Что вносится в спецификацию

Теперь вы знаете, что такое спецификация к договору поставки. Разберем, что именно в нее вносится.

Несмотря на это, нужно придерживаться общих рекомендаций, чтобы она выглядела стандартизовано и не вызывала вопросов у другой стороны или суда в случае возникновения спорных ситуаций или взаимных претензий. Рассмотрим, что должно входить в документ по умолчанию, если в вашем шаблоне отсутствуют какие-то пункты или присутствуют лишние, то вы можете подкорректировать его, внеся соответствующие изменения. Учтите, что необязательно подстраиваться под наши рекомендации, поскольку многое зависит от вида и типа товара — в некоторых случаях необходимо детальное описание. Классическая форма документа — в виде таблицы, состоящей из восьми столбцов. Некоторые предприниматели делают не таблицу, а просто список из восьми пунктов, но это снижает удобство использования документа. В него нужно занести следующие данные:

  1. Нумерацию товара (заполняется от 1 до конечного числа, к примеру, 1, 2, 3, 4, 5 и пр.).
  2. Название товара в форме, указанной в накладной. Необходимо указывать полное название товара, а не сокращение, например, не просто «краска», а «эмаль алкидная ПФ-115 черный глянец».
  3. Соответствие поставляемого товара требованиям государственного стандарта.
  4. Единицы, в которых измеряется продукт (штуки, килограммы, литры и пр.).
  5. Количество продукции, которая поставляется согласно договоренностей.
  6. Сумма поставки. В данную сумму не включается НДС.
  7. Сумма налога на добавленную стоимость.
  8. Общая сумма с учетом НДС.

Спецификация в электронной форме

В случае если поставка оплачивается отдельно, то в образец спецификации на поставку товара могут вноситься и дополнительные предложения. К примеру,  доставка на объект — 300 рублей, упаковка товара — 150 рублей и пр. Принимающая сторона получает спецификацию на руки и по ней производит приемку товара. Чем детальнее и точнее будет описание, тем меньше вероятность, что возникнут недоразумения при приемке продукции или ее отгрузке.

Пищевые и фармацевтические характеристики

Фармацевтическая продукция обычно могут быть испытаны и квалифицированы различными фармакопеи . В настоящее время существующие фармацевтические стандарты включают в себя:

  • Британская фармакопея
  • Европейская фармакопея
  • японская Фармакопея
  • Международная фармакопея
  • Фармакопеи США

Если какой — либо фармацевтический продукт не распространяется на вышеуказанных стандартах , она может быть оценена с помощью дополнительного источника Фармакопеи из других стран, от промышленных спецификаций, или стандартизированного фармакологическома , таких как

  • Британский национальный фармакологический для детей
  • Британский национальный фармакологический
  • Национальный фармакологический

Аналогичный подход принят в пищевом производстве, из которых Codex Alimentarius занимает самые высокие стандарты, а затем региональные и национальные стандарты.

Охват пищевых продуктов и лекарственных средств стандартов по ISO в настоящее время менее плодотворные и еще не выдвигали в качестве срочной повестки дня из — за жесткие ограничения региональной или национальной конституции

Характеристики и другие стандарты могут быть введены извне , как обсуждалось выше, но и внутренние производственные и качественные характеристики. Они существуют не только для пищевой или фармацевтической продукции , но и для обработки техники , качества процессов, упаковки , логистики ( холодовая цепь ) и т.д. , и проиллюстрированы ISO 14134 и ISO 15609

Обратное явного оператор спецификаций является способом борьбы с наблюдениями, которые вне спецификации. Пищевых продуктов и медикаментов США опубликовала не обязывающий рекомендацию адресует именно эту точку.

В настоящее время большая часть информации и правил, касающихся пищевых продуктов и пищевых продуктов остаются в форме, что затрудняет применение автоматизированной обработки информации, хранения и способы передачи и методы.

Системы данных, которые могут обрабатывать, хранить и передавать информацию о пищевых и пищевых продуктах необходимы формальные спецификации для представления данных о пищевых продуктах и ​​пищевых продуктах для того, чтобы эффективно и работать.

Разработка формальных спецификаций для пищевых продуктов и лекарственных данных с необходимой и достаточной ясностью и точностью для использования в частности с помощью цифровых вычислительных систем, начала выходить из государственных органов и организаций по стандартизации.

Пищевые продукты и медикаменты США опубликовали спецификации для «Structured этикетки продукта» , который производители лекарственных средств должны путем использования мандата в электронном виде представить информацию на этикетке препарата.

В последнее время , ISO достиг определенного прогресса в области пищевых продуктов и лекарственных стандартов и формальных спецификаций данных о регулируемых веществ путем публикации ISO 11238

Другие определения

Понятие спецификация образовано от двух латинских слов: «species», что означает «вид, разновидность», и «facio», что переводится на русский язык, как «делаю». Кроме основного значения, данный термин имеет несколько других объяснений, таких как:

Перечисление всех особенностей, на которые человеку необходимо обратить свое внимание.
Документ, в котором установлены стандартизированные требования.
Пошаговая инструкция, касающаяся осуществления той или иной работы либо же применения изделий в проекте. В этом документе четко описаны все условия изготовления продукции, нюансы этого процесса и предполагаемый его результат.
Документ, который направлен на обеспечение точного описания определенной системы, предназначенной для ее дальнейшего создания или же валидации.
Документ, в котором предоставлена наиболее полная информация об элементе проекта либо же его связующем устройстве в терминах, что обозначены в требованиях к нему

Дополнительно в тексте должно быть указание на условия приемки разработки, а также его дальнейшей проверки на соответствие всем поставленным ранее условиям.

Таким образом, под спецификацией можно понимать целый список разнообразных документов, отличающихся друг от друга своим объемом, содержанием, юридической важностью и другими особенностями. https://www.youtube.com/embed/CNPtDu0B0qo

https://youtube.com/watch?v=CNPtDu0B0qo

Разделы спецификации

На первом этапе разработки спецификации вычисляют количество необходимых строк для каждого раздела. Если на одном листе конструкторской документации места недостаточно создают необходимое количество листов. Их численность определяется количеством элементов, входящих в конструкцию готового агрегата. Последовательность записи разделов определяется государственным стандартом 2.102-68. Их заполнение производится с учётом конструктивных и технологических особенностей изготовленных и готовых элементов будущего агрегата. Все разделы расположены в соответствующих ячейках таблицы.

Скачать ГОСТ 2.102-68

Каждую единицу, применяемую при сборке, записывают в раздел «Сборочные единицы». Их пронумеровывают на основании утверждённой системы классификации. Готовые элементы заносят в раздел «Детали».

Готовые конструкции, состоящие из набора отдельных элементов, отмечают в разделе, «Комплексы». Они будут применяться во время сборки. Каждой детали или комплексу присваивается порядковый номер. Поэтому записи в ячейках производятся по возрастанию цифр, согласно классификатору. Например, если в агрегате используется шестерня, имеющая номер по классификатору 303712, а электродвигатель обозначен набором цифр 521721, то первой будет обозначена шестерёнка. В аналогичной последовательности располагают элементы и в других разделах. В некоторых случаях готовые детали, имеют одинаковые номера. В этом случае производить запись на основании порядкового номера.

Данные об изделиях, деталях, конструктивных элементах, изготовленных другими предприятиями, записываются по их названиям. Сначала вносят записи, обозначенные кириллицей, а затем латиницей.

https://youtube.com/watch?v=qWkmsvacI5s

Некоторые элементы или целые агрегаты, выполненные не по государственным стандартам, располагаются в разделе «Прочие изделия». Для удобства восприятия и быстроты поиска их объединяют в однотипные группы.

Расходные материалы, обязательные к применению, размещают в специальном разделе под названием «Материалы». Такими элементами являются: металлические заготовки, продукция кабельных и химических предприятий и так далее.

Скачать спецификацию сборочного чертежа

Спецификация к сборочному чертежу обязана отражать полный перечень необходимых элементов. В ней указаны стандартизованные названия. Они не должны допускать неопределенной трактовки в названиях или непонятной классификации. Применяемые изделия, изготовленные по утверждённым стандартам (международным, общегосударственным, региональным или отраслевым) располагаются в разделе «Стандартные изделия». В нём указывают номер стандарта и год его принятия. К таким изделиям относятся метизы, электротехнические изделия, подшипники, элементы металлоконструкций и так далее. Последовательность записи определяется согласно иерархии стандарта. Сначала международные, затем общероссийские и так далее.

При широкой номенклатуре деталей, заданных большим количеством стандартов, их объединяют в отдельные группы. Основным признаком является функциональное назначение. Если несколько деталей имеют близкое назначение, их разделяют на подгруппы по наиболее схожему вторичному признаку. Первыми в этот раздел записывают крепежные детали. Их располагаю по алфавиту. Место положения записи зависит от обозначения, принятого в соответствующем стандарте. В рамках одной группы запись производиться по возрастанию основных параметров или геометрических размеров.

На листах сборочного чертежа указывают размеры, разрешённые допуски. Они выполняются строго по установленным правилам с соблюдением системы обозначения. Все размеры указаны в миллиметрах. Обязательным считается размещение параметров посадки для цилиндрических деталей. Они необходимы для правильной стыковки деталей имеющих внутренний и внешний диаметры.

В спецификации указывают следующие виды размеров:

  • габаритные (указывающие все размеры детали);
  • установочные (необходимы при установке детали на подготовленное место);
  • присоединительные (определяют допустимые параметры стыковочных соединений).

Правила нанесения символов изложены в единой системе сборочной конструкторской документации и утверждены стандартами. Общее количество сборочных чертежей определяется сложностью агрегата и степенью проработки, достаточной для правильного соблюдения сборочных операций.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы
  • Вести учет торговли и склад онлайн

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. Бесплатная программа для учета товара КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Назначение и порядок формирования спецификации

В момент заключения письменных договорных обязательств о поставке товарно-материальных ценностей стороны должны оговорить и утвердить в 2-х экземплярах обязательное приложение – спецификацию. Составлением спецификации, как правило, занимается представитель отдела сбыта, ответственного за исполнение договора, в ранге менеджера. Унифицированная форма документа не установлена, поэтому в перечень информации можно добавлять данные, свидетельствующие о полной расшифровке условий поставки.

Статьями 432 и 506 ГК РФ установлено, что при поставке товаров необходимо чётко оговаривать предмет заключаемого договора. В соответствии с требованиями ч.4 ст.93 федерального закона от 05.04.2013 г. №44-ФЗ цена на товар должна быть обоснована поставщиком и включена в условия договора. Именно для выполнения этих требований бланк спецификации должен быть включён в состав конкурсной документации.

Это тип несамостоятельного документа, с помощью которого субъекты хозяйствования могут регулировать долгосрочные партнёрские отношения. Обязанность разработки спецификации возлагается на сторону – поставщика товаров. Информация о наличии в договоре спецификаций на товары излагается в разделе «Порядок поставки».

Спецификация выполняет ряд важных юридических и технических функций:

  1. Расшифровывает до деталей условия поставки и ассортимент товарно-материальных ценностей.
  2. Оговаривает формы финансовых расчётов между сторонами, заключившими договор.

Договор поставки, в соответствии с которым осуществляется приём-передача ТМЦ без утверждённой спецификации, может быть оспорен в суде в случае появления претензий к одной из сторон в ходе проверки органа ФНС.

Скачать пустой бланк спецификации

Спецификация к договору поставки – технический табличный документ, в котором указываются следующие данные:

  • реквизиты договора поставки (дата, номер);
  • порядковый номер;
  • перечисление и описание позиций с учётом технических особенностей и требований номенклатуры;
  • единицы измерения;
  • цена за единицу в рублях (три колонки – без НДС, сумма НДС, с учётом НДС).

Вслед за таблицей необходимо произвести расшифровку условий оплаты текущей партии товара. Они могут отличаться от тех, на которых будет поставляться следующая партия. Каждая спецификация (их к договору может прилагаться несколько, например, по числу партий товара) должна быть подписана должностными лицами, которым сторонами делегировано право сопровождать исполнение договора.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

  • наименование субъектов, между которыми он заключается;
  • объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
  • стоимость;
  • условия по которым он должен исполняться;
  • права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Информационные технологии

Спецификация потребности

Во многих случаях, в частности, программное обеспечение, технические характеристики необходимы, чтобы избежать ошибок из-за отсутствие совместимости, например, в вопросах совместимости.

Например, когда два приложения разделяют Unicode данных, но использовать различные нормальные формы или использовать их неправильно, в несовместимой образом или без совместного использования минимального набора спецификаций совместимости, могут привести ошибки и потери данных. Например, Mac OS X имеет много компонентов , которые предпочитают или требуют только разложенных символов (таким образом раскладываются только Unicode , закодированные с UTF8 также известен как «UTF8-MAC»). В одном конкретном случае, сочетание OS X обработки ошибок состоят символы, а самба файлы и принтер обмен программного обеспечение (который заменяет разлагаются буквами с сложенными из них при копировании имен файлов), привели к путанице и данных , разрушающей проблеме совместимости.

Приложения могут избежать таких ошибок путем сохранения точек ввода кода, и только нормализации их предпочтительной нормальной форме приложения для внутреннего использования.

Такие ошибки можно также избежать с алгоритмами нормализации как строк до любого бинарного сравнения.

Однако из-за ошибки в файл кодировка имени несовместимости всегда существовали, из-за отсутствия минимального набора общей спецификации между программным обеспечением надеется быть между действующим между различными драйверами файловой системы, операционных системами, сетевыми протоколами и тысячами программных пакетов.

Формальная спецификация

Формальная спецификация является математическое описание программного обеспечения или аппаратных средств , которые могут быть использованы для разработки реализации . Он описывает то , что система должна делать, (не обязательно) , как система должна сделать это. Учитывая такую спецификацию, можно использовать формальные проверки методы , чтобы продемонстрировать , что дизайн кандидат системы является правильным по отношению к этой спецификации. Это имеет то преимущество , что неправильно кандидатская система конструкция может быть пересмотрена до того, как крупные инвестиции были сделана в деле реализации дизайна. Альтернативный подход заключается в использовании доказуемо правильные уточняющие шагов для преобразования спецификации в проект, и в конечном счете , в фактическую реализацию, что является правильным путем строительства.

Архитектурная спецификация

В разработке (аппаратные средства, программное обеспечение, или предприятие) систем, архитектурная спецификация является набором документации , которая описывает структуру , поведение и другие взгляды этой системы .

спецификация программы

Спецификация программы является определение , что такое компьютерная программа , как ожидается , сделать. Это может быть неформальным , в этом случае его можно рассматривать как руководство пользователя с точки зрения разработчика, или формальным , в этом случае он имеет определенное значение , определенное в математических или программных терминах. На практике многие успешные спецификации написаны для понимания и тонкой настройки приложений , которые уже были хорошо развиты, хотя безопасности критически важных систем программного обеспечения часто тщательно определены до разработки приложений. Технические характеристики наиболее важны для внешних интерфейсов , которые должны оставаться стабильными.

функциональная спецификация

В разработке программного обеспечения , в функциональной спецификации (также, функциональная спецификация или спецификации или функциональные характеристики документ (FSD) ) есть множество документации , которая описывает поведение компьютерной программы или крупной программной системы . Документация обычно описывает различные материалы , которые могут быть предоставлены в программной системе и как система реагирует на эти входы.

Документ-спецификация

Эти типы документов определяют, как конкретный документ должен быть написан, который может включать в себя, но не ограничиваются ими, системы документа наименовании, версия, расположение, ссылки, структурирование, внешний вид, язык, авторское право, иерархии или формат, и т.д. Очень часто этот вид спецификации дополняется назначенным шаблоном.

Правила заполнения

Это важнейшее приложение к соглашению о поставке заполняется на отдельном стандартном листе формата А4 и заверяется подписями и печатями ответственных представителей продавца и покупателя.

Спецификация имеет такую же юридическую силу, как сам договор.

Образец Спецификации к договору поставки

В верхней части обязательно указывается дата и место подписания
, полная ссылка на номер договора поставки
и наименования предприятий, должности представителей сторон, которые заверяют спецификацию своими подписями и печатями продавца и покупателя.

В заключительной части приводятся полные реквизиты договаривающихся сторон. Они должны совпадать с теми, которые указаны в основном договоре.

Если общий перечень отгружаемых согласно спецификации изделий, не помещается на одном листе, её заполняют на следующих страницах. Каждая страница заверяется подписями уполномоченных сторонами лиц и печатями контрагентов.

Наиболее важные нюансы документа (цены, общая стоимость, условия транспортировки, сроки и место доставки) желательно выделить жирным шрифтом.

Для удобства и гарантии правильного заполнения и подсчёта по всем позициям и товарным группам, в электронном виде чаще всего его создают с помощью программы Excel.

Более подробнее о данном виде документа и особенностях его составления рассказано в следующем видеоролике:

Не стоит забывать
что:

  • спецификация согласовывается и подписывается сторонами договора до начала осуществления отгрузки товаров согласно указанному в ней перечню;
  • заполнять этот документ следует тщательно и ответственно. Несовпадение информации в разных экземплярах одной спецификации и её несоответствие с основным договором может привести к признанию судом конкретной спецификации юридически несостоятельной и повлечь тяжёлые финансовые последствия для грузоотправителя и грузополучателя.

В компаниях, специализирующихся на продажах―практика определения окончательного ассортимента уже после подписания основного договора, стандартный рабочий момент.

Как правильно оформить сделку, если контракт заключён на долгосрочный период, а партии товара меняются с каждой поставкой?

В случае, когда на этапе заключения контракта партнёры не согласовали ассортимент товара, предусмотрена возможность прописать в договоре регламент его подбора.

То есть нужно перечислить, в каком порядке и какими документами будет определена номенклатура продукции на момент её отгрузки.

Один из таких документов — это спецификация к договору поставки
, которая представляет собой его неотъемлемую часть также ассортимент можно указать в дополнительных соглашениях, в заявках и заказах либо товарных накладных и счет-фактурах, что обязательно указывается в контракте.

Информация этой статьи будет полезна частным предпринимателям и сотрудникам организаций, работающим над оформлением сделок.

Детально разберёмся в формах, научимся правильно заполнять документ, и приведём образец договора спецификации.

Для чего нужен это документ мы уже разобрали, теперь разберём его структуру. Словарь политехнических терминов привёл формулировку: спецификация — табличный бланк, указывающий состав изделия, содержащий обозначения основных компонентов, их название и количество.

К спецификации не предъявляются жёсткие требования и соответственно нет надобности в подобии единому образцу.

Форма спецификации к договору поставки произвольная и действует с момента подписания. Зачастую это таблица с необходимым количеством строк.

Ниже перечислен перечень возможных, но необязательных пунктов документа и зависят они от его разновидности.

  • Данное дополнение к договору должно иметь наименование, порядковый номер и дату.
  • Время последней корректировки с указанием ответственного лица.
  • Фирменная марка либо логотип компании правообладателя.
  • В спецификации, собранной из нескольких листов, указывается количество страниц и структура документа.
  • Приводиться расшифровка аббревиатуры, перечисляются используемые термины и обозначения.
  • Материальные условия сделки.
  • Технические графики, чертежи и рисунки.
  • Требования по технике безопасности.
  • Указываются условия по сертификации продукции.
  • Норма контроль с критериями проверки либо образцами.
  • Ответственное лицо в работе над спецификацией.
  • Сроки доставки.
  • Условия отказа от товара или пересмотр характеристик.
  • Условия оплаты, если таковые требуются и не прописаны в договоре поставки.

После двустороннего подписания―бланк уточнения приобретает статут полноценного юридического документа, равнозначного основному договору.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий