Как работает система ЕГАИС

Алгоритм операций, предметом у которых является алкоголь

Любая операция, связанная с покупкой или продажей алкоголя, ведется по регламентированному алгоритму. Его выполнение обязательно для всех видов товара и типов бизнеса. Схема оформления сбыта одинакова для напитков любой крепости алкоголя, проведенного в розничных или оптовых сетях:

    • получение заказа от покупателя;
    • оформление накладной;
    • отгрузка продукции;
    • загрузка электронной версии накладной в систему;
    • передача бумажной накладной экспедитору;
    • фиксирование системой количество товара;
    • сверка сведений на бумажных и электронных документах покупателем;
    • подтверждение клиентом факта закупки в системе;
    • составление акта расхождения, в случае выявленных несоответствий в бумагах и загрузка его в модуль;
    • подтверждение продавцом акта расхождения.

ЕГАИС: как подключиться?

Процедура оформления доступа к системе начинается с приобретения специального USB-носителя, которое обеспечивает надежную защиту доступа. Это электронный ключ, при помощи которого пользователь может поставить свою уникальную цифровую подпись под передаваемыми документами. Получить устройство можно в нашей компании, для чего понадобится представить стандартный набор документов:

  • заявление;
  • свидетельство о госрегистрации (организации или ИП);
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой;
  • документы владельца ключа (паспорт и СНИЛС) — таким владельцем становится предприниматель или руководитель юридического лица;
  • если владелец — руководитель организации, понадобится еще документ, подтверждающий его полномочия;
  • согласие на обработку персональных данных.

Электронная подпись записывается на устройство под названием JaCarta SE (Джакарта)

Важно, что в организации такой цифровой ключ должен быть в каждом обособленном подразделении (каждой торговой точке). А вот индивидуальный предприниматель может иметь один ключ на все свои магазины, если он сможет обеспечить своевременное подтверждение ЕГАИС документов

Еще один нюанс — если организация или ИП уже имеют оборудование для цифровой подписи (например, для отправки отчетности в налоговую), то ключ ЕГАИС купить все равно придется отдельный. Собственно подключение к ЕГАИС начинается с регистрации на сайте ФСРАР. Хорошая новость: имея ЭЦП (электронную цифровую подпись), которую предварительно необходимо получить, все остальное можно сделать через интернет. Однако, срок действия полученного ключа — 1 год, после этого его придется продлевать.

Настройка ЕГАИС включает в себя многоступенчатый процесс налаживания процесса сдачи отчетности по алкоголю с момента получения специальной ЭЦП до момента отправки электронного отчета в ФС РАР. Далее мы рассмотрим детально все процессы, сопровождающие каждое звено настройки ЕГАИС.

Передача данных в государственную автоматизированную систему контроля осуществляется через интернет, для чего на компьютер необходимо установить специальную программу — УТМ (универсальный транспортный модуль ЕГАИС). Установка ЕГАИС — это и есть установка УТМ.

Скачать УТМ ЕГАИС абсолютно бесплатно можно на официальном сайте системы. А дальше начинаются сложности, ведь транспортный модуль УТМ лишь передает данные, но не имеет человекопонятного интерфейса. А значит, чтобы оформить закупку алкоголя, нужна учетная и складская программа. А для розничной продажи — касса

Но не просто касса, а совместимая с ЕГАИС, оснащенная сканером штрихкодов, оборудованная фискальным регистратором и способная передать данные онлайн через интернет.

Росалкогольрегулирование обращает ваше внимание на то, что в настоящее время в рамках функционирования универсального транспортного модуля системы ЕГАИС используются две версии электронных документов. Однако, постепенно каждому пользователю системы необходимо перейти на использование документов 2 версии УТМ ЕГАИС.

С 01.07.2017 года прием в ЕГАИС электронных документов, соответсвующих первой версии электронных документов, осуществляться не будет! С этого числа первая версия будет закрыта

Спешите проверить обновление ПО до 2 версии УТМ ЕГАИС.

Чтобы избежать проблем с поступлением накладных в ЕГАИС 2 версии, вам нужно:

Проверить актуальность версии УТМ ЕГАИС (они должны быть 2.0.4 и 2.0.5).
Уточнить у разработчиков вашей учетной программы возможность приема документов второй версии ЕГАИС

Обращаем внимание, что многие предприятия уже работают со второй версией. Поэтому, если у вас идут потери накладных от части поставщиков, то, скорее всего, у вас стоит старая версия УТМ или не модифицирована учетная система

Установка УТМ новой версии и проверка учетной программы уберут ваши потери.

При установке УТМ 2.0.4 версии необходимо проверить совпадение КПП, привязанного к ФСРАР ИД, и КПП в реестре лицензий

Это важно в связи с тем, что при несовпадении фиксация чеков в ЕГАИС будет приостановлена.

В случае обнаружения несоответствий обращайтесь в лицензирующий орган, наименование которого можно найти в реестре в реквизите «Наименование лицензирующего органа выдавшего лицензию». Проведите эти операции заблаговременно — до установки новой версии — тогда передача данных в ЕГАИС не будет прекращаться.

Формирование первичных остатков продукции и ФСМ в ЕГАИС

В случае начала деятельности предприятия на алкогольном рынке в ЕГАИС может появиться необходимость формирования начальных остатков продукции.
Начальные остатки формируются по:

  • этиловому спирту;
  • спиртосодержащей продукции;
  • алкогольной продукции.

В зависимости от используемых программных средств ЕГАИС, требуется фиксация различных документов

ПС ЕГАИСУТМПереход с использования ПС ЕГАИС на УТМ

Формирование первичных остатков продукции в ПС ЕГАИС осуществляется путем фиксации электронной заявки «Сведение о постановке продукции на баланс» (пункт 6.8 руководства пользователя системы ЕГАИС).

Формирование первичных остатков продукции в УТМ осуществляется путем фиксации «Акта постановки на баланс» на 1 регистр остатков для производителей, импортеров оптовиков и розницы(пункт 1.15 документации к УТМ) и «Акта постановки на баланс в торговом зале» на 2 регистр для розницы (пункт 1.23.3 документации к УТМ).

Акт постановки на баланс на 1 регистр фиксируется различными способами в зависимости от количества и типа продукции, находящейся в нем.

Формирование начальных остатков продукции в случае перехода с ПС ЕГАИС на использование УТМ может быть осуществлено несколькими способами:

  • постановка продукции на баланс с фиксацией Акта постановки на баланс на 1 регистр в УТМ;
  • формирование накладной на внутреннее перемещение с последующей ее фиксацией в ПС ЕГАИС и подтверждением в УТМ. На данное перемещение должны быть выписаны первичные учетные и сопроводительные документы. Перемещение должно быть отражено в декларации.

Что такое ЕГАИС, и как с ним работать

Принцип функционирования

Изначально, система функционировала в тестовом режиме. На протяжении этого времени многие субъекты получили возможность подключиться к модулю и зарегистрироваться в программе. С 2015 года оптовые поставщики продукции должны были вести работу только с регламентированным программным обеспечением контроля. На следующий год к модулю были принудительно подключены розничный торговые точки. Обязательными условиями при реализации процедуры являются наличие:

  • интернета, скорость которого должна быть не меньше 256 кБит/сек;
  • крипто ключа JaCarta;
  • электронной подписи.

Криптоключ приобретается в лицензированной компании. Для корректной работы модуля в ООО каждую торговую точку необходимо обеспечить отдельным JaCarta и электронной подписи. ИП имеют возможность оформить только по одному их экземпляру вне зависимости от количеств магазинов.

Чтобы его скачать, необходимо зарегистрироваться на сайте egais.ru. Проведение процедуры актуально только после оформления ключа и подписи, поскольку они понадобятся для входа в личный кабинет пользователя.

Как работает ЕГАИС в рознице

Для обеспечения полноценного функционирования модуля необходимо использовать совместимую с ним кассовую программу. Дополнительно понадобиться сканер штрихкодов и регистратор, в котором предусмотрена опция печати QR-кодов. Приложение ЕГАИС должно быть синхронизировано с товароучетной программой.

Общая информация

ЕГАИС расшифровывается как единая государственная автоматизированная информационная система. Целью ее разработки было формирование единой базы производителей алкогольной продукции и субъектов предпринимательства, специализирующихся на ее реализации. Программа полноценно обеспечивает контроль рынка производства и сбыта. С ее помощью реализация контрафактной продукции практически невозможна.

Система используется на протяжении 12 лет. Однако, до недавнего времени, она была обязательной только для производителей. На сегодняшний день в ней должны быть зарегистрированы все субъекты, имеющие отношение к алкогольной продукции, в том числе ориентированные на продажу разливной продукции. Все операции должны быть зафиксированы в системе.

Модуль должен быть установлен на кассе точек оптовых и розничных продаж. При его помощи сведения о каждой операции передается в базу, в результате чего происходит ее обновление. Процедура проводится в автоматизированном режиме, поэтому для формирования отчетов и корректировок сведений не требуется ручного их введения. Это обеспечивает достоверность базы, по которой можно полноценно оценить движение продукции, отнесенной к категории алкоголя на территории страны. При помощи программы ведется раздельный учет импортных и отечественных товаров. Она позволяет оценить актуальную ситуацию с алкоголем в стране.

Отражение закупки продукции в ЕГАИС

Закупка(приемка) продукции отражается в ЕГАИС только в случае оформления первичных учетных и сопроводительных документов.

ПС ЕГАИСУТМПереход с использования ПС ЕГАИС на УТМ
Фиксируются следующие документы:

  • сведение о получении(пункт 6.5 руководства пользователя ПС ЕГАИС);
  • файл операции с автоматических средств измерения и учета (АСИиУ), который прикрепляется к сведению о поставке (пункт 6.5 руководства пользователя ПС ЕГАИС);

Фиксируются следующие документы:

Фиксируются следующие документы:

  • Акт на накладную (пункт 1.8 документации к УТМ);
  • суточный файл с автоматических средств измерения и учета (АСИиУ)(пункт 1.21 документации к УТМ).

Как списывать алкогольные напитки в ЕГАИС в общепите?

Руководитель кафе, бара или ресторана обязан позаботиться о том, чтобы бармен и другие сотрудники при отправке данных заполняли сведения только на одну позицию, акт списания не должен содержать более двух разных наименований АП. Представитель общепита должен удостовериться, что вскрытая тара зафиксирована в акте и сведения направлены в единую электронную платформу.

Важно отметить, что списание разных алкогольных продуктов производится разными актами. Например, если в течение рабочего дня было продано 3 бутылки водки Финляндия и 4 бутылки водки Русский дух, то в начале необходимо будет оформить акт списания на 3 единицы товара Финляндия, а затем на 4 единицы Русский дух

В согласии с требованиями регулятора закона нельзя оформлять один акт списания одновременно для нескольких единиц АП.

Что это такое?

Данную аббревиатуру следует расшифровывать как «Единая государственная автоматизированная информационная система». Она предназначена для того, чтобы формировать базу данных об организациях, которые изготавливают алкогольную продукцию, а также предприятиях, которые заняты в сфере ее реализации. Данная система производит учет всех спиртных напитков. Собираются данные о том, где они были произведены, а также куда позже поставляются и, соответственно, в каких объемах. Как работает ЕГАИС в рознице? Рассматриваемая программа предоставляет возможность контроля всего рынка производства и сбыта алкогольной продукции. В свою очередь, это помогает существенно уменьшить уровень реализации несертифицированных товаров.

Как система ЕГАИС начал работать двенадцать лет назад, однако только до начала прошлого года с ней приходилось сталкиваться исключительно поставщикам и фирмам-производителям. Согласно актуальному законодательству, с тех пор абсолютно все предприниматели и компании, которые заняты в сфере реализации сидра, пива, пуаре и медовухи, также вынуждены отчитываться в рассматриваемой программе. Это необходимо делать в процессе получения продукции от поставщика, впоследствии же, в момент продажи, дальнейший учет обязательным не является.

Заведение номенклатуры алкогольной продукции

Номенклатура алкогольной продукции вносится участниками алкогольного рынка самостоятельно. Производители или импортеры продукции вносят свою номенклатуру для фиксации производства и импорта продукции. Контрагентам может потребоваться внести номенклатуру самостоятельно, если продукция выпускалась до введения в ЕГАИС и до сих пор находится на остатках.

Заведение номенклатуры алкогольной продукции осуществляется следующими способами:

  • Путем предоставления через УТМ электронной заявки RequestAddProducts;

Справочник видов упаковки продукции, используемый при добавлении номенклатуры алкогольной продукции путем предоставления через УТМ электронной заявки RequestAddProducts.

Код вида упаковки продукцииВид упаковки продукции
00001Стеклянная бутылка
00002Металлическая бутылка
00003Металлическая кега
00004ПЭТ кега
00005ПЭТ бутылка
00006Алюминиевая банка
00007Деревянная бочка
00008Глиняная бутылка
00009Стеклянный стакан
00010KeyKeg/bag-in-box
00011Стальная банка
00012Емкостное оборудование, предназначенное для перевозки (транспортирования)
00013Тетра Пак
00014Алюминиевая бутылка

Отключение от ЕГАИС

Отключение организации/индивидуальных предпринимателей от универсального транспортного модуля ЕГАИС(УТМ) осуществляется самостоятельно, без направления уведомлений в Росалкогольрегулирование и территориальные органы.

При окончании деятельности организации/индивидуальному предпринимателю необходимо обеспечить обнуление текущих остатков предприятия на основании первичных учетных и сопроводительных документов. Если продукция возвращается поставщикам, то в ЕГАИС должны быть зафиксированы возвратные накладные. Если продукция списывается по любым основаниям, соответствующие акты списания должны быть отражены в системе.

Окончание деятельности организации/индивидуального предпринимателя не освобождает от ответственности за непредставление данных в ЕГАИС в соответствии с КоАП в отношении остатков продукции.

Немаркируемая алкогольная продукция

В отношении немаркируемой алкогольной продукции системой не установлены технические ограничения на фиксацию сведений в ЕГАИС. Участник рынка имеет возможность привести в соответствие остатки такой продукции в любой момент времени.

Для фиксации сведений может использоваться любая действующая электронная подпись, выданная участнику алкогольного рынка. Имеющийся в составе электронной подписи реквизит КПП не влияет на фиксацию сведений в системе, что позволяет использовать для фиксации сведений по закрытому месту осуществления деятельности организации электронную подпись иного действующего места деятельности.

Маркируемая алкогольная продукция

В случае отсутствия действующей лицензии у организации в связи с окончанием или аннулированием лицензии, организация имеет возможность обратиться в лицензирующий орган в соответствии с пунктом 5 статьи 20 Федеральный закон от 22.11.1995 N 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» для осуществления возврата и реализации остатков продукции в течение 2-х месяцев. При принятии положительного решения, лицензирующий орган имеет возможность предоставить доступ для фиксации сведений в ЕГАИС.

Во всех иных случаях, списание остатков производится в соответствии с пунктом 24 постановления Правительства Российской Федерации от 29.12.2015 № 1459 для этого организация, сельскохозяйственный товаропроизводитель или индивидуальный предприниматель направляют в территориальный орган Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка по месту нахождения организации, сельскохозяйственного товаропроизводителя или месту жительства индивидуального предпринимателя заявление с уточненными данными.

К заявлению прилагается копия постановления по делу об административном правонарушении, подтверждающего привлечение организации к административной ответственности в соответствии со статьей 14.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях за нарушение государственного учета в области производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Порядок внесения уточнения в информацию, содержащуюся в ЕГАИС, установлен пунктами 65 – 72 Административного регламента предоставления Федеральной службой по регулированию алкогольного рынка государственной услуги по ведению единой государственной автоматизированной информационной системы учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, утвержденного приказом Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка от 01.08.2013 № 193, в части не противоречащей действующим нормативно-правовым актам.

Временные и количественные ограничения, введенные в ЕГАИС

В целях балансировки нагрузки системы ЕГАИС на серверном и клиентском уровнях введены определенные количественные и временные ограничения.

Существует ограничение на количество переданных серверу ЕГАИС оптовых документов в один сеанс связи: УТМ подписывает все направленные на подпись документы, но за один сеанс связи с сервером ЕГАИС (связь с интервалом 120 секунд) будет отправляться только 120 оптовых документов. Остальные подписанные документы будут отправляться в порядке очереди по 120 штук за сеанс связи. Документы proof имеют низший приоритет и будут отравляться после обработки основной очереди. Чеки в данное ограничение не входят.

На серверной стороне системы введены ограничения по обработке следующих типов документов:

ДокументТип документа в системеИнтервал обработки
Запрос необработанных ТТНQueryNATTN12 часов
Запрос остатков на складеQueryRests1 час
Запрос остатков на складе версии 2QueryRests_v21 час
Запрос остатков в торговом залеQueryRestsShop1 час
Запрос остатков в торговом зале (сжатые)QueryRestsShopMini1 час
Запрос остатков на складе (сжатые)QueryRestsMini1 час
Запрос на переотправку ТТНQueryResendDoc10 минут
Запрос остатков штрихкодов по идентификатору справки 2QueryRestBCode10 минут

В случае направления документов с интервалом чаще, чем указанный в таблице, система сообщит о необходимости повторного направления запроса после истечения необходимого интервала.

Ограничения при запросе штрихкода для нечитаемой марки.
В ЕГАИС реализован запрос штрихового кода для марок, считывание которых затруднено. Данный функционал реализован только для марок старого образца. штриховой код на марках нового образца наносится типографским способом, его считывание всегда стабильно. В функционале получения штрихового кода по нечитаемым маркам включается ограничение количества не читаемых марок в 100 марок в месяц для одного fsrar_id. Если в одном акте содержится больше 100 шк, то сервер возвращает отказ вида: «Вы превысили количество допустимых для получения штриховых кодов единиц продукции в месяц. Вы можете получить в этом месяце еще (количество) штриховых кодов». Запрос QueryBarcode предназначен только для розничных организаций.

Ограничения на размер отправляемого файла в УТМ версии 3.0.8 для TransferToShop, TransferFromShop. Максимальный размер файла байт для документа.

Как принимать алкоголь через ЕГАИС 3.0

Для помарочного учета нужно оборудовать рабочее место приемщика (кладовщика) считывателем 2D штрих-кодов. Какие возможны варианты?

ВАРИАНТ 1. Мобильное рабочее место

Это самый удобный вариант, он обеспечивает работу в режиме онлайн. скорость, надежность, мобильность.

Программное обеспечение DataMobile ЕГАИС 3.0

Учет алкогольной продукции и работы с документами ЕГАИС с помощью ТСД и других мобильных устройств на Win и Android

  • Помарочная приемка алкогольной продукции на основании документа ЕГАИС ТТН 3.0
  • Постановка на учет алкогольной продукции и формирование документа ЕГАИС 3.0, акт постановки на баланс
  • Приемка по штрих-коду палетной упаковки
  • Перемещение продукции по складу и торговому залу
  • Отгрузка товара и формирование документов ЕГАИС 3.0 ТТН
  • Списание алкогольной продукции и формирование документов ЕГАИС 3.0
  • Проверка валидности акцизных марок в системе ФСРАР

DataMobile ЕГАИС 3.0 работает практически со всеми терминалами сбора данных с 2D-считывателем штрих-кодов, а также мобильными устройствами с камерой, считывающей 2D штрих-код

ВАРИАНТ 2. Стационарное рабочее место

На складе нужно установить рабочее место с ПК или ноутбуком. В качестве считывателя использовать сканер штрих-кода — удобнее беспроводной.

  • Передача данных через Bluetooth на мобильные устройства на основе Android 2.x и выше, BlackBerry 5.x, Windows Mobile 6.x.
  • Максимальное удаление от базы — 90 метров (в прямой видимости)
  • Интерфейсы RS-232, KW, USB-HID, USB VC, Bluetooth
  • Размеры 15,3 x 6,1 x 9,3 мм
  • Масса 185 г

Проводной 2D cканер штрих-кодов

  • Доступная цена
  • Высокая производительность 
  • Элегантный дизайн, компактный, легкий, прочный корпус
  • Долговечность
  • Интерфейсы: USB, RS-232, USB, KW
  • Размеры 16,3 x 9,1 x 4,1 см
  • Масса 145 г

Вывод

Что такое ЕГАИС? Специалисты расшифровывают эту аббревиатуру, как «Единая государственная автоматизированная информационная система». С ее помощью с недавнего времени осуществляется учет всех производимых и поставляемых на торговые площадки спиртосодержащих напитков (причем речь идет не только о крепком алкоголе, но и о слабоалкогольных напитках). Это нововведение было сделано для того, чтобы сделать невозможной реализацию несертифицированной продукции, которая может навредить тем, кто ее употребляет. Помимо прочего, это позволяет осуществлять учет импортированных товаров. Именно поэтому значительная часть предпринимателей отныне должны использовать рассматриваемую систему в своей профессиональной деятельности. Кого это касается? Всех, чья профессиональная деятельность связана с производством или реализацией спиртных напитков.

Итак, как это должно реализовываться на практике? Поставщик должен с помощью системы ЕГАИС зафиксировать данные о том, какую продукцию, в каком объеме и какой торговой точке он поставляет. Когда товар прибыл на место назначения, покупатель (представитель торговой точки) обязан его пересчитать и сверить результаты проверки с данными, которые были занесены в систему отправителем. Если все совпадает, он отправляет с помощью рассматриваемой программы подтверждение, и такая продукция может быть реализована. Когда покупатель приносит выбранный товар на кассу магазина, там его сканируют, считывая особый код. Таким образом на УТМ отправляются все необходимые данные.

Конечно, некоторым сотрудникам потребуется определенное обучение. Например, им придется хорошенько разобраться в том, как работать с ЕГАИС в 1С или перейти на новую систему со старых привычных методов учета, адаптировать соответствующую документацию. Об этом должны позаботиться непосредственно руководители предприятий и предоставить своим подчиненным достаточную информационную основу для изучения.

Однако выполнять это требование закона крайне важно. Его несоблюдение влечет за собой неприятные последствия: от административного штрафа до разлада в профессиональных взаимоотношениях с контрагентами и разрыва деловых связей

Почему это возможно? Поставщик не может отправить товар покупателю, который не пользуется ЕГАИС. Таким образом, продукция остается на складах, так как обработать приход правильным образом принимающая сторона не может. Это создает проблемы для поставщиков.

Настоятельно рекомендуем вам быть внимательными во время приобретения спиртосодержащей продукции. Помните, что качественные алкогольные напитки в умеренном количестве не нанесут существенного вреда вашему здоровью, а то время как некачественные могут вызвать серьезную интоксикацию и даже привести к летальному исходу. Покупайте только тот товар, который отмечен акцизной маркой. Для приобретения желательно посещать проверенные фирменные магазины, не увлекаясь покупкой дешевой продукции в сомнительных торговых точках. Берегите себя и свое здоровье!

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий