Порядок ведения и положение о кассовых операциях в РФ

Кто устанавливает правила

Все моменты, связанные с правилами ведения кассовых операций, определяет Центробанк РФ. Они обязательны к исполнению для всех структур вне зависимости от выбранной системы налогообложения.
Юрлица и ИП при ведении кассовых расчетов должны ориентироваться на следующие нормативы:

  • Указание ЦБ РФ № 3210-У (от 11.03.2014).
  • Указание ЦБ РФ № 3073-У (от 07.10.2013).

При несоблюдении правил к нарушителям могут применить меры административного наказания согласно ст. 15.1 КоАП РФ:

  • Должностные лица и ИП будут оштрафованы на сумму от 4 до 5 тыс. руб.
  • Если нарушитель – юрлицо, штраф составит от 40 до 50 тыс. руб.

Согласно нормативам ИП или руководство фирмы самостоятельно определяет лишь сроки проверки наличных средств в кассе, а также способы их сохранности при перевозке и внутри помещения, где выполняются кассовые операции.

Правила оформления кассовых документов

Фирма, ведущая кассовые документы может оформлять их на выбор следующими способами:

  1. Составить в электронном виде.
  2. Сформировать на бумажном носителе.

Если кассовые документы составляются на бумаге, в них разрешается при необходимости исправления. Уполномоченное лицо в таком случае рядом с исправленной информацией должно поставить свою подпись с расшифровкой и дату внесения исправлений.
Если документы хранятся в электронном виде, они не должны находиться в открытом доступе. Для этого специалистам потребуется разработать несколько степеней защиты. Такие документы удостоверяются только квалифицированной ЭЦП, поэтому всем ответственным лицам потребуется получить электронную подпись. При электронной форме ведения документации, вносить в нее правки запрещено.

Правила оформления кассовых операций с 1 января 2012 года

С 1 января 2012 года кассовые операции оформляют на основе следущих документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93:

  1. Кассовая книга (форма 0310004) для обобщения информации о кассовых операциях компании.

  2. Приходный ордер (форма 0310001) для оформления поступления в кассу наличных денег.

  3. Расходный ордер (форма 0310002) для оформления выдачи из кассы наличных денег.

  4. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами организации в течение рабочего дня.

  5. Расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.

  6. Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.

Т.е. как и раньше приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, только их привычные номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193.

Некоторые применявшиеся ранее формы, больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Раньше по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.

Установлено, что хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Напомним, что согласно статье 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, кассовые документы и книги следует хранить менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).

На момент написания статьи (23.12.2011) установлен удивительный факт — никто не уполномочен проверять порядок соблюдения кассовой дисциплины, т.к. Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 года № 14-П и прежний порядок ведения кассовых операций, которые возлагали эту обязанность на банки, Указанием ЦБ РФ от 13 декабря 2011 г. № 2750-У отменены.

С 19 февраля 2012 года начал действовать Административный регламент (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н), согласно которому проверку кассовой дисциплины, т.е. — государственный надзор за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения ККТ, осуществляют налоговые органы.

В Положение № 373-П не вошел ряд ранее действовавших требований, поэтому несколько упростился порядок документального оформления кассовых операций, а это значит, что теперь:

  • не требуется вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

  • не обязательно ежемесячно подтверждать количество листов кассовой книги при ее оформлении с применением технических средств;

  • не надо делать записи в кассовую книгу за те дни, когда не было кассовых операций;

  • за те дни, когда не было кассовых операций, остаток не выводится, поскольку им считается остаток ближайшего предыдущего дня, когда были кассовые операции. При требовании ревизоров распечатывать пустые кассовые отчеты за те дни, когда не было кассовых операций, бухгалтеру следует сослаться на пункт 5.5 Положения № 373-П;

  • нет ограничения на количество кассовых книг в организации, а значит значит, теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе. Данное правило утверждается в учетной политике организации.

Прием наличных в кассу и выдача их из кассы должна теперь производиться таким образом, чтобы вноситель (получатель) видел, что делает кассир. Так же и кассир должен видеть, как получатель пересчитывает полученные наличные денежные средства.

Под отчет теперь денежные средства выдаются:

  • на основании заявления работника. Заявление составляется в произвольной форме;

  • на заявлении о выдаче наличных денежных средств под отчет должны быть не только подпись руководителя и , но и собственноручная запись руководителя о разрешенной к выдаче сумме и сроке, на который выдаются денежные средства.

Порядок кассовых операций

  1. Порядок ведения кассовых операций с валютой Российской Федерации в виде банкнот и монеты Банка России (далее — наличные деньги) при осуществлении банковских операций и других сделок;
  2. Порядок работы с вызывающими сомнение в платежеспособности денежными знаками Банка России (далее — сомнительные денежные знаки Банка России);
  3. Порядок работы с неплатежеспособными, не имеющими признаков подделки денежными знаками Банка России (далее — неплатежеспособные денежные знаки Банка России);
  4. Порядок работы с денежными знаками Банка России, наличие признаков подделки которых не вызывает сомнения у кассового работника кредитной организации (далее — имеющие признаки подделки денежные знаки Банка России);
  5. Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Для ведения бухучета операций по кассе предприятия используется счет 50 «Касса» (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), к которому при необходимости можно открыть субсчета, в том числе:

  • 50.1 «Касса организации» для учета наличных денег. Если фирма проводит операции с инвалютой, для каждого ее вида открывают отдельный субсчет;
  • 50.2 «Операционная касса» применяется в основном организациями связи и транспорта для учета денег в кассах вокзалов, пристаней, отделений связи и т.п.;
  • 50.3 «Денежные документы» для учета хранящихся в кассе оплаченных авиабилетов, почтовых марок и иных подобных документов.

По дебету счета 50 учет кассовых операций предполагает отражение поступления «налички» в кассу предприятия, к примеру:

  • по дебету счета 50 и кредиту счета 71 отражаются неизрасходованные подотчетные деньги, которые сотрудник вернул в кассу;
  • дебет счета 50 и кредит счета 62 — поступление наличной оплаты за товары или услуги от покупателей и заказчиков и т.д.

Расходные кассовые операции отражаются по кредиту счета 50, например:

  • сумма, выданная в подотчет сотруднику, будет проведена по дебету счета 71 и кредиту счета 50;
  • по дебету счета 70 и кредиту счета 50 отражается выплата зарплаты сотрудникам;
  • оплата товаров и услуг поставщикам наличными проводится по дебету счета 63 и кредиту счета 50 и т.д.

Какие вопросы ведения кассовых операций остались неразрешенными

В законодательстве по-прежнему не определено, как надо отражать первичными документами следующие операции, приводящие к изменениям остатка денежных средств, но не связанные с получением или выдачей наличных денег:

  • списание недостачи денежных средств;

  • увеличение остатка наличных денежных средств, выраженного в рублях, в результате положительной курсовой разницы по наличным денежным средствам в иностранной валюте;

  • уменьшение остатка наличных денежных средств, выраженного в рублях, в результате отрицательной курсовой разницы по наличным денежным средствам в иностранной валюте.

Ни одну из этих операций невозможно отразить ни расходным, ни приходным кассовым ордером, если заполнять их с соблюдением Положения № 373-П. Дело в том, что в этих случаях нет ни вносителя, ни получателя денежных средств; невозможен также и предписанный Положением № 373-П полистный пересчет наличных денег.

Статья размещена 04 апреля 2012 года. Дополнена — 30.05.2014

Судебная практика и законодательство — «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) (Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.11.2011 N 22394)

1. В связи с принятием Положения Банка России от 12 октября 2011 года N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 24 ноября 2011 года N 22394 («Вестник Банка России» от 30 ноября 2011 года N 66), и в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 9 декабря 2011 года N 22) признать утратившими силу:

«16. Получатели средств федерального бюджета, осуществляющие свою деятельность в нерабочие праздничные дни в Российской Федерации в январе очередного финансового года, в целях финансового обеспечения указанной деятельности вправе иметь в кассе остаток наличных денежных средств завершенного финансового года в пределах установленной ими в соответствии требованиями Положения Центрального банка Российской Федерации от 12 октября 2011 года N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 24 ноября 2011 г. N 22394; Вестник Банка России, 2011, N 66) максимально допустимой суммы наличных денег, которая может храниться в кассе.

Департамент наличного денежного обращения Банка России рассмотрел письмо Федеральной налоговой службы от 5 апреля 2012 года N АС-4-2/5744 и сообщает, что требование Банка России от 12 октября 2011 года N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» о ведении кассовой книги 0310004, в которую вносятся записи на основании приходных кассовых ордеров 0310001 и расходных кассовых ордеров 0310002, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением.

«2.2.1. Организации устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе организации (далее — лимит остатка наличных денег), в соответствии с требованиями Положения Банка России от 12 октября 2011 года N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 24 ноября 2011 года N 22394 («Вестник Банка России» от 30 ноября 2011 года N 66) (далее — Положение Банка России N 373-П).

2.2.1. Организации устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе организации (далее — лимит остатка наличных денег), в соответствии с требованиями Банка России от 12 октября 2011 года N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 24 ноября 2011 года N 22394 («Вестник Банка России» от 30 ноября 2011 года N 66) (далее — Положение Банка России N 373-П).

Положение Банка России от 12 октября 2011 года N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П) распространяется на индивидуальных предпринимателей, ведущих кассовые операции с наличными деньгами.

Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций…»

Положение Банка России от 05.01.1998 N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утв. Банком России 19.12.1997

Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П) определено, что кассовые документы, кассовая книга, книга учета принятых и выданных денежных средств могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации; листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.

Что делать при неисправности ККМ

Многие пользователи онлайн-касс столкнулись с массовым сбоем 20.12.2017. В результате неясности, как работать в такой ситуации, и боязнь штрафных санкций заставили закрыться многие торговые точки на территории всей страны. В результате ФНС в срочном порядке выпустила разъяснение, в котором пояснила порядок действий при массовом техническом сбое в работе ККТ (письмо от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867). В нем сделан вывод, что учреждения могут продолжать работать в этом случае без применения ККТ, применения штрафных санкций в этом случае не будет. После восстановления работоспособности системы пользователь обязан сформировать коррекционный кассовый чек, в котором надо отразить общую сумму неучтенной по ККТ выручки.

А как не нарушить кассовую дисциплину, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания? При поломке ККТ организация вправе вести деятельность без ее использования. В этом случае покупателю выдают бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек). Сразу же после устранения поломки, чтобы избежать штрафа, необходимо (п. 14.5 КоАП РФ):

  • сформировать по каждой операции коррекционный чек;
  • в письменной форме сообщить о возникшей ситуации, указав информацию о каждом созданном чеке коррекции.

Очень важно соблюдать порядок ведения до того, как ИФНС узнает о возникшей поломке в результате проверки. Только в этом случае штрафные санкции не будут применены

Чтобы не оказаться в ситуации невозможности работы при поломке ККТ, налоговые органы предлагают приобрести запасной кассовый аппарат (письмо № ЕД-4-20/24899).

Порядок организации и ведения кассовых операций

Чтобы учреждению избежать проблем с контролирующими органами, необходимо соблюсти несколько ключевых требований по отражению движения наличных. Рассмотрим ключевые условия, как организовать ведение в 2020 году онлайн-кассы.

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

  1. Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.
  2. Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.
  3. Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.
  4. Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.
  5. Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЛИМИТА ОСТАТКА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ

I. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель — ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L =V* N_c;
P

где:

L — лимит остатка наличных денег в рублях;

V — объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями, за исключением случая, установленного в абзаце втором пункта 1.2 настоящего Положения);

Р — расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

N_c — период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы N_c определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня N_c равен трем рабочим дням. При определении N_c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

II. При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель — ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L =R* N_n;
P

где:

L — лимит остатка наличных денег в рублях;

R — объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (юридическим лицом, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением случая, установленного в абзаце втором пункта 1.2 настоящего Положения);

Р — расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

N_n — период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней.

Как оформляют выдачу денег по доверенности

Если сотрудник фирмы лично не может получить денежные средства, он может для этого направить доверенное лицо. В таком случае требуется оформление нотариальной доверенности.

До выдачи денежных средств кассиру необходимо:

  • Удостовериться, что ФИО доверителя соответствует данным получателя.
  • Сверить данные доверенного лица с данными его гражданского паспорта, который предъявляют вместе с доверенностью.

В платежной ведомости напротив графы с указанием данных
получателя нужно внести информацию о том, что деньги выдаются по доверенности. Саму доверенность следует приложить к расходному ордеру. Если он не оформляется, то к платежной ведомости.

Если доверенность выдают на получение нескольких денежных выплат у разных лиц, с нее снимают копии, которые должны визироваться согласно внутренним нормативам (как правило, на копии проставляют штамп организации и на нем ставит подпись руководитель). В таком случае к расходному ордеру прилагают копию доверенности.

Если по одной доверенности надо получить несколько выплат, но у одного лица, копии тоже необходимо сделать. В таком случае при первой выплате кассир забирает оригинал доверенности и хранит вместе с отчетными документами. Далее при каждой выплате новому расходному ордеру прилагают копию доверенности. И так до того момента, пока все отведенные денежные средства не будут предоставлены. Оригинал нужно приложить к расходному ордеру при последней выплате.

Новые права у организаций, упрощающие ведение кассовых операций

Организации больше не обязаны оборудовать кассовые комнаты, и, значит, их не будут штрафовать за отсутствие таковых.

Руководство организации само:

  • выбирает место, где проводятся наличные (п. 1.2 Положения № 373-П). Поэтому теперь кассой может быть любое место, даже склад или автомашина;

  • определяет перечень мер для защиты кассы и сохранности наличности (п. 1.11 Положения № 373-П);

  • определяет порядок и сроки проверок наличия денег в кассе;

  • само устанавливает лимит остатка денег в кассе и согласовывать с банком его не нужно, т.е. объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе (п. 1.3 Положения № 373-П);

  • само решает, на какой срок устанавливается кассовый лимит, и может при необходимости пересмотреть его.

Ведение кассовой книги

Все организации и ИП, осуществляющие кассовые операции, обязаны вести кассовую книгу. Исключение делается для предпринимателей, которые ведут учет доходов и расходов.
В кассовой книге фиксируют все операции, связанные с поступлением и выдачей наличных средств из кассы. Заполнением книги занимается кассир.

При поступлении денежных средств записи вносят на основании приходного ордера. При выдаче денег – на основании расходного ордера.

На конец рабочего дня кассир обязан:

  • Пересчитать все наличные средства в кассе.
  • Сверить получившуюся сумму с данными, обозначенными в кассовых документах.
  • Средства в кассе сверить с остатком денег с прошлого дня, который зафиксирован в кассовой книге.
  • Поставить подпись в книге по итогу дня.

Еще одну сверку проводит главбух или директор фирмы. Он же обязательно ставит свою подпись в кассовой книге. Это же ответственное лицо контролирует правильность заполнения документа кассиром.

Если у фирмы имеются обособленные подразделения, которые производят расчет наличными средствами, они тоже должны вести кассовую книгу. Периодически копии листов из нее направляются в головной офис. Периодичность определяет руководство главной структуры.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий