Бланк описи документов

Составляем опись документов в налоговую

Напомним, что при отсутствии жестких требований к форме описи, ее структура и содержание все же конкретизированы. Чтобы понять обоснованность этих требований, необходимо понимать задачу, которая возложена на этот документ.

Опись документов для передачи в налоговую (образец приведен далее) – это не только скупой перечень прилагаемых документов, прежде всего, это «страховка» налогоплательщика в ситуации, если возникнут разногласия с инспекцией, или в ходе работы налоговиков с документами будет утерян какой-либо из них. В этих случаях правильно составленная опись в налоговую поможет избежать ответственности за непредоставление необходимых документов и начисления штрафных санкций.

Сопроводительная опись для сдачи документов в налоговую относится к административным документам, и по общему правилу подпадает под стандарт документов данной группы, в связи с чем должна содержать:

исходящий номер и сведения о дате регистрации документа;

в правом верхнем углу – сведения об адресате (ИФНС) и субъекте хозяйствования (полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактный телефон);

наименование документа – «Опись документов для передачи в ИФНС»;

перечень документов с указанием числа листов в сшивке;

указание на общее количество листов;

дата составления, печать (при наличии).

Важнейшие разделы описи – преамбула и перечень документов. Рассмотрим их более подробно.

Преамбула – часть текста, в которой налогоплательщик указывает на требование ФНС, согласно которому предоставляется данный пакет документов.

Перечень документов – основной раздел описи. При его формировании следует указывать:

порядковые номера позиций описи;

наименование документов, в ней перечисленных;

формат каждого документа – (оригинал, ксерокопия, заверенная копия);

регистрационные данные документа (при наличии – собственный номер, исходящий номер, и проч.);

количество листов по каждому из документов;

общее количество приложений и листов.

Опись документов в налоговую составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с пакетом подтверждающих документов в налоговые органы, в второй экземпляр, на котором специалист ИФНС должен проставить дату принятия документов к рассмотрению и регистрационный входящий номер – хранится у налогоплательщика.

При отправке пакета документов почтой (ценным письмом), также составляется сопроводительная опись письма в налоговую, на которой количество и номенклатура вложений подтверждается подписью почтового оператора.

Образцы документов

• Образец оформления описи дел постоянного хранения департамента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
• Образец оформления описи дел по личному составу департамента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
• Опись вложений в ценное письмо на путевки для инвалидов или участников Отечественной войны, инвалидов труда и др.
• Опись вложения документов содержащих сведения государственного земельного кадастра
• Опись вложения в случае направления документов заявителя на получение сведений об объектах капитального строительства по почте
• Опись вложения заявителя в случае направления документов по почте
• Опись вложения к посылке (с оценкой ), отправленной госинспекцией пробирного надзора. Форма N 6
• Опись воинского груза, перевозимого на воздушном судне
• Опись высылаемых денежных билетов на экспертизу
• Опись готовой продукции, сырья, материалов, товаров, топлива и других товарно-материальных ценностей, оставшихся после страхового случая. Форма N 115-А
• Опись груза, перевозимого на воздушном судне
• Опись груза, перевозимого на воздушном судне государственной авиации
• Опись дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения
• Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу (в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации)
• Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения (в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации)
• Опись дел временного (5 лет и более) хранения структурного подразделения аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
• Опись дел временного (свыше 5 Лет) хранения структурного подразделения аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
• Опись дел временного срока хранения
• Опись дел и других документов, переданных в архив суда. Форма N 57
• Опись дел по личному составу (временного хранения) в администрации городского округа Рошаля Московской области
• Опись дел по личному составу
• Опись дел по личному составу постоянного и длительного хранения в арбитражном суде Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях)
• Опись дел по личному составу (временного хранения) в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области
• Опись дел постоянного хранения в администрации городского округа Рошаля Московской области
• Опись дел постоянного хранения в администрации городского поселения Сычево Волоколамского муниципального района Московской области
• Опись дел постоянного хранения в аппарате Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
• Опись дел постоянного хранения структурного подразделения аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
• Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения в главном управлении Госадмтехнадзора Московской области
• Опись дел постоянного хранения
• Опись дел постоянного срока хранения

Для передачи другой организации

В ходе осуществления деятельности при заключении договоров контрагенты требуют представить полный пакет документов, которые тоже необходимо описать. В дальнейшем может понадобиться отправить по почте или передать с нарочным акты выполненных работ и оказанных услуг, об отправке товара, перевозочные документы, ценные бумаги и прочее. Во избежание возникновения недоразумений и претензий лучше составить опись. Подписать ее может должностное лицо или любой уполномоченный сотрудник с указанием фамилии и имени.

Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.

Рекомендации по оформлению описи

Как уже отмечалось, строгих правил по оформлению здесь не предусмотрено. Все же есть некоторые рекомендации, которые стоит учитывать при заполнении бланка.

Начнем с того, что в описи должна содержаться достаточно полная информация о документе, которая впоследствии позволила бы его установить. Стоит включить:

• название;
• дату составления;
• регистрационный номер;
• наименование второй стороны сделки.

Вместе с тем не стоит вписывать в бланк несущественные подробности. Требования в разных регионах могут отличаться. Поэтому до того, как отправили пакет бумаг с описью, целесообразно проконсультироваться с сотрудниками местной налоговой инспекции.

​

Наименования рекомендуется располагать в определенном порядке. Вначале идут бланки, полученные от вышестоящих учреждений, это могут быть постановления или приказы. Далее указывают сметы и так далее.

Образцы документов

• Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения Федеральной службы судебных приставов
• Форма описи документов, представляемых для участия в открытом конкурсе на право заключения государственного контракта на выполнение научно-исследовательских работ в интересах Министерства экономического развития Российской Федерации в 2008 году
• Форма описи документов, представляемых для участия в открытом конкурсе на размещение нестационарных объектов мелкорозничной сети на территории Зеленоградского административного округа города Москвы
• Форма описи документов, представляемых для участия в конкурсе на поставку товара, выполнение работ, оказание услуг
• Форма описи документов, входящих в дело стандарта, разработанного Российской Федерацией (рекомендуемая)
• Форма описи документов, входящих в дело стандарта, разработанного в другом государстве (рекомендуемая)
• Форма описи документов, входящих в дело прекращения применения межгосударственного стандарта (рекомендуемая)
• Форма описи документов, представляемых для участия в аукционе на право заключения государственного контракта
• Форма описи документов, представляемых для участия в конкурсе на право заключения в 2007 году государственного контракта на оказание комплекса услуг по обеспечению организации XI Петербургского международного экономического форума
• Форма описи документов, входящих в дело отмены правил (рекомендаций) стандартизации
• Форма описи документов, представляемых для участия в открытом конкурсе
• Форма описи документов, представляемых для участия в конкурсе на выполнение научно-исследовательской (научно-исследовательской и опытно-конструкторской) работы в интересах Министерства экономического развития Российской Федерации в 2008 году
• Форма описи документов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства, при их передаче на хранение
• Форма описи документов, представляемых для участия в открытом конкурсе на оказание услуг по техническому обслуживанию цифровых систем коммуникации “CORAL ATS” И “CORAL R
• Форма описи документов, представленных соискателем лицензии на производство маркшейдерских работ (образец)
• Форма описи документов, принятых у соискателя лицензии на деятельность, связанную с производством, хранением, применением и распространением взрывчатых материалов промышленного назначения
• Форма описи кинодокументов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи на отправленную корреспонденцию в таможенных органах
• Форма описи особо ценных дел
• Форма описи особо ценных дел в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи передаваемой технической документации (обязательная форма)
• Форма описи представленных документов, используемых Министерством регионального развития Российской Федерации в процессе лицензирования в соответствии с Федеральным законом “О лицензировании отдельных видов деятельности
• Форма описи страхового фонда (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов)
• Форма описи страхового фонда на микрофишах в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи страхового фонда на рулонной пленке в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи фонодокументов магнитной записи в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи фотоальбомов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи фотодокументов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи электронных документов постоянного хранения

Для направления в государственные органы

Если предприятие отправляет документы по почте, например для налоговой инспекции (ИФНС), Фонда социального страхования (ФСС) и прочих официальных ведомств, то для того, чтобы в дальнейшем не возникло какого-либо спора или не был поставлен под сомнение сам факт отправки, лучше составить опись и заверить ее с помощью почтового работника.

На Почте России имеются стандартные бланки описи вложений в ценные письма или бандероли, в которых нужно указать отправителя, получателя, перечень корреспонденции и количество листов.

Опись требуется также при представлении документов в суд в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства. Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью. Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц.

Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу. Например, учреждения Росреестра, получая от граждан и юридических лиц документы на регистрацию недвижимого имущества или сделки, составляют расписку с указанием перечня документов: договоров, учредительных документов, правоустанавливающих, кадастровых паспортов и прочих.

Подобным образом поступают также миграционная служба, ГИБДД, МЧС и т. д.

При подаче заявления в полицию или иные правоохранительные органы с целью сообщения о преступлении или защиты нарушенного права необходимо обосновать и доказать факты, изложенные в обращении. Перечисляя приложенные доказательства, также понадобится составить опись.

Во взаимодействиях с теми же правоохранительными органами, службой судебных приставов, налоговой организацией может возникнуть проблема, когда у гражданина или юридического лица производят изъятие или выемку документов, чаще всего в оригиналах. От того, как будет составлена опись, зависит очень многое, в последующем при возврате изъятой документации она будет передаваться по составленному ранее перечню.

Порядок передачи документов по списку требует особого внимания, обе стороны обязаны тщательно проверять зафиксированные в перечне материалы на предмет наименования, количества листов, соответствия указанному и имеющемуся фактически. В случае возникновения разногласий необходимо составить соответствующий акт, в котором нужно указать несоответствие и сроки устранения.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

• к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
• к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

• бухгалтерская отчетность;
• кадровые бумаги;
• уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

При передаче документов в архив

При ликвидации юридического лица оно обязано передать в государственный или муниципальный архив в первую очередь персональные сведения по работникам: личные дела и карточки. Сделать это необходимо во избежание нарушений прав лиц, работавших на предприятии в момент обращения в отделения Пенсионного фонда за начислением и получением пенсии.

Часто записи, внесенные в трудовую книжку для подтверждения трудового стажа, который в свою очередь влияет на размер пенсии, бывают некорректными. Сотрудники Пенсионного фонда должны сделать запрос на предприятие, где трудился работник, а в случае его ликвидации в архив, чтобы получить подтверждение представленных сведений.

Документы передаются согласно описи, до ее составления работники архива разъясняют, какие документы подлежат передаче и как правильно оформлять перечень, по которому личные дела будут приниматься.

В тех случаях, когда предприятие признано несостоятельным (банкротом), назначенный конкурсный управляющий обязан передать по описи документы в архив, иначе суд откажет в завершении процедуры.

Целесообразность составления описи

Каждый поступивший в ИФНС документ необходимо фиксировать с целью учета документооборота.

Сотрудники налоговой инспекции наделены полномочиями затребовать у налогоплательщика пакет подтверждающих документов для осуществления контроля за калькуляцией суммы налога к удержанию.

Составление описи выгодно для обеих сторон процесса, т.к. избавляет от необходимости словесно доказывать наличие или отсутствие документа в деле

НК РФ предусмотрено применение штрафных санкций за непредоставление документов:

• налоговый — 200 рублей за каждый непредъявленный документ;
• административный — от 300 до 500 рублей.

В последнем случае взыскание надлежит уплатить должностному лицу компании единоразово.

Чтобы избежать обвинений в непредъявлении документов или повторной отправки, необходимо в обязательном порядке составлять опись бумаг.

Опись документов в налоговую: бланк

При подаче документов по запросу налоговиков субъект обязан предоставить в региональное отделение ИФНС установленный пакет документов, передача которых сопровождается реестром (описью).

Опись в налоговую – это сопровождающий документ, написание которого законодательство возлагает на налогоплательщика. Документ является обязательным приложением к документам, в нем указанным. Стандартизированный бланк описи в налоговую не утвержден, поэтому налогоплательщик может использовать опись, составленную в свободной форме, либо бланк, рекомендованный к использованию в отделении налоговой инспекции по месту предоставления декларации.

В то же время, предусмотренная возможность составлять сопровождающий реестр в свободной форме, не означает, что к его содержанию законодательство не предъявляет никаких требований. Наличие описи (реестра) для передачи документов в налоговую регламентируют ряд нормативных актов, в числе которых Приложение № 18 к Приказу ФНС РФ№ ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018 года «Об утверждении форм документов…». Данным приказом в составе документов, передаваемых в ИФНС регламентировано наличие сопроводительной описи. Это может быть отдельно прилагаемый бланк описи документов в налоговую или опись, приведенная в тексте сопроводительного письма.

Как составляется опись при имущественном вычете

Налоговое законодательство предусматривает возможность получения имущественного вычета. Один из случаев, попадающих под эти условия – приобретение жилья по договору долевого участия.

В таком случае список будет содержать наименования следующих документов:

1. Копия договора об участии в долевом строительстве.
2. Копия передаточного акта.
3. Копия ордера из банка.
4. Справка по форме 2-НДФЛ.
5. Декларация по форме 3-НДФЛ.

В отношении каждого документа рекомендуется указывать регистрационный номер бланка, дату его подписания и количество листов. Стоит заметить, что список можно совместить с заявлением.

Post Views: 2 978

Опись документов для передачи в архив: образец

Такая опись документов, бланк которой содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше, должна быть подготовлена, даже если архивируется всего одно дело.

Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.

В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.

Если дела сдают в архив в электронном виде, нужно также их описать. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Утверждены формы списков дел, которые направляются в архивы государственных музеев, РАН, библиотек, муниципальных архивов. Они есть в Приказе Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273.

Перед тем как составить опись документов, образец можно скачать и свериться с ним либо заполнить его же и использовать в работе. Это возможно в случае, если в компании не используются фирменные бланки.