Унифицированная форма графика отпусков

Содержание

График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации.

Как составить график отпусков

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2013 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2012 года.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска).8-й столбец содержит информацию о документе – основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя).В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска.10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Скачать график отпусков. Образец заполнения и бланк

Скачать бланк графика отпусков (форма Т-7) в формате doc

Скачать образец графика отпусков в формате doc

Образец и бланк графика отпусков проверены на актуальность 03.01.2013

Как составить график отпусков

График отпусков формы Т-7 оформляется следующим образом:

  • в графе 1 указывается наименование структурного подразделения;
  • в графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;
  • в графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием;
  • в графе 3 указывается Ф. И. О. работника;
  • в графе 4 проставляется табельный номер (данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера);
  • в графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска;
  • в графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика отпусков графы 1–6 формы Т-7 должны быть заполнены.

Изменения в график отпусков вносятся при переносе отпуска с согласия работника и в случае отзыва из отпуска (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В этих случаях в графы 8 и 9 вносятся корректирующие сведения:

  • в графе 8 указывается документ, на основании которого производится перенос отпуска;
  • в графе 9 приводится дата начала использования отпуска (или его части);
  • в графе 10 можно указать дополнительные сведения (например, причину переноса отпуска, отзыва из отпуска и другие сведения).

В графе 7 приводятся даты фактического ухода работника в отпуск.

В случае замены части отпуска денежной компенсацией эта информация должна быть отражена в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией и отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Еще один момент, касающийся внесения изменений в график отпусков, связан с отпусками работников-совместителей. Планируемый отпуск такого работника отражается в графике отпусков по основному месту работы и по совместительству. При этом если у работника-совместителя переносится отпуск по основному месту работу, то такой перенос должен найти свое отражение не только в графике отпусков по основному месту работы, но и в графике отпусков по совместительству. Это объясняется тем, что согласно ст. 286 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск совместителю предоставляется одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по его основному месту работы.

График отпусков утверждается в конце предыдущего года, а новые работники принимаются на работу в течение всего года. Возникает вопрос: нужно ли в этом случае вносить изменения в график отпусков? Внесение изменения в график отпусков для вновь принятых работников нормативными документами не урегулировано. На практике применяется один из 2 вариантов:

  1. К действующему графику отпусков оформляют приложение по форме Т-7, в котором отражается информация об отпусках новых работников. При этом если в организации есть профсоюз, то график отпусков для новых сотрудников предварительно с ним согласовывают (ч. 1 ст. 123, ст. 372 НК РФ).
  2. График отпусков, утвержденный до приема нового работника, не корректируются. Уход нового работника в отпуск осуществляется по согласованию с руководителем.

При составлении графика отпусков образец заполнения лучше иметь перед глазами.

Какие виды отпусков заносят в график?

График должен включать все отпуска, которые оплачиваются и планируются на текущий год, к ним относится:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск — оформляется работнику, в основном, длительностью 28 дней, причем эти дни определяются из расчета 2,33 за каждый месячный период работы. Можно его использовать в целом или взять частями. В последнем случае одна из частей должна быть не короче четырнадцати дней.
  • Дополнительный оплачиваемый отпуск — оформляется сотруднику компании в случаях предусмотренных законодательством или же если условие об этом включено в заключенный с ним трудовой контракт, а также содержится в нормативных актах фирмы. Его длительность также определяется либо законом, либо соглашением с работником. Он может присоединен к основному отпуску или использован отдельно. Только необходимо соблюдать правило, чтобы одна из частей отдыха была равна 14 дням.

В графике нужно отражать также основные и дополнительные отпуска, которые не были использованы в предыдущих периодах.

Внимание! Если на предприятии есть сотрудники, работающие по совместительству, то их отпуска также должны присутствовать в утверждаемом графике отпусков.

Назначение графика отпусков

Как правило, оформлением графика занимается кадровый специалист. Он спрашивает о желаемых периодах отпусков у руководителей подразделений, а те, в свою очередь, у своих подчиненных. Последние должны указать периоды, в которые они хотели бы пойти в отпуск в будущем году.

В случае, когда компания большая, и в ней трудится множество работников, то составлением графика можно начинать заниматься с мой осени.

В графике необходимо указать всех оформленных работников, в том числе и весь административный персонал.

Внимание! По закону, утвердить оформленный график необходимо не позднее, чем 2 недели до окончания текущего календарного года. А воз ознакомить с принятым документом всех сотрудников уже допускается и после указанной даты.. По закону, льготные категории работников имеют право приоритетного выбора периода отдыха

Для того, чтобы воспользоваться данной привилегией, необходимо заранее предоставить копию подтверждающих документов

По закону, льготные категории работников имеют право приоритетного выбора периода отдыха. Для того, чтобы воспользоваться данной привилегией, необходимо заранее предоставить копию подтверждающих документов.

В графике необходимо указать все виды отпусков, которые могут быть предоставлены работникам:

  • Основные периоды отдыха;
  • Дополнительные отпуска;
  • Периоды отдыха, которые были не использованы в предыдущие годы и перенесены на этот.

Несмотря на разгоревшиеся споры, отпуска, которые не были использованы в предыдущие годы, не сгорают. Однако данное положение вещей не совсем выгодно для работодателя.

Если сотрудник несколько лет подряд не был в отпуске, то он может уйти сразу на продолжительный период времени, и фирме придется потратиться на солидную выплату отпускных.

Важно! Кроме этого, непредоставление отпуска является нарушением трудового законодательства, и за это может быть наложен штраф до 50 тысяч рублей.

Порядок применения графика отпусков

Работу над составлением данного документа нужно начинать в конце года, предшествующего году планирования. Руководители каждого подразделения фирмы опрашивают своих подчиненных об их ожиданиях по поводу отпуска.

После этого они определяют количество необходимого персонала, чтобы предприятие всегда могло работать в стандартном режиме. Сопоставляя эти данные, начальники отделов распределяют периоды ежегодных отпусков на будущий календарный год.

Свои графики они передают в кадровую службу предприятия, в которой составляется общий по фирме план отпусков. Необходимо помнить, что есть категории граждан, которые имеют льготные права при определении времени отдыха. Также надо учитывать отпуска новых сотрудников, так как они предоставляются строго в определенное время и не подчиняются графику.

Для оформления может использоваться бланк графика отпусков по унифицированной форме т-7 или разработанный на предприятии документ в соответствии с собственными нуждами. Многие специализированные программы по кадровому учету в своем составе имеют именно стандартную форму.

Законодательство устанавливает обязательное требование о том, что данный план времени отдыха работников на следующий год нужно утверждать не менее чем за 2 недели до окончания текущего.

График отпусков бланк должен быть доступен для ознакомления каждому сотруднику предприятия, вплоть до его директора. После его просмотра в соответствующей графе все работники проставляют свои подписи и фактические даты подписания.

Этот документ обязателен для всех сторон трудовых отношений, то есть соблюдать его периоды должны все. Тем не менее в график можно вносить изменения, но для этого должны быть уважительные причины. Работник при необходимости подает на имя руководителя в письменном виде заявление с просьбой о переносе его отпуска. В случае положительного решения, директор издает приказ, на основании которого в существующий график вносятся изменения.

Порядок составления графика отпусков

При составлении документа важно учитывать положения закона, особенности деятельности организации (опасные условия труда, планы расширения, взаимозаменяемость сотрудников и т.д.), пожелания работников. Составляя график, работники кадровой службы берут в расчет следующие данные:

Составляя график, работники кадровой службы берут в расчет следующие данные:

Наличие права на отпуск. Каждый работник имеет по закону 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. После шести месяцев постоянной работы у одного работодателя работник получает право на предоставление ему данного отпуска. В этом случае отпуск планируется не от начала года, а от момента приема сотрудника на работу. Если сотрудник работает в организации не первый год, то отпуск ему предоставляется в любое время в соответствии с графиком. Есть отдельные категории работников, которые обладают правом на получение оплачиваемого отпуска до истечения шести месяцев.
Стаж работы. При расчете стажа для назначения отпуска учитываются следующие показатели: фактически отработанное время, неотработанное время с сохранением за работником должности, время вынужденного пропуска (незаконное отстранение от работы с последующим восстановлением, отстранение из-за пропуска обязательного медицинского осмотра по объективным причинам), период нахождения в неоплачиваемом отпуске по собственному желанию. При оформлении отпуска в стаж работы не включают периоды отсутствия работника без уважительных причин и отпуск по уходу за ребенком.
Неиспользованный отпуск. Если у работника остались неиспользованные календарные дни из прошлых отпусков, то эти дни добавляются к настоящему отпуску.
Право на дополнительный отпуск. Некоторые категории граждан имеют право на получение дополнительных оплачиваемых отпусков.
Обеспечение непрерывной работы организации. Как правило, работники предпочитают брать отпуска в летнее время либо в начале осени. Не все предприятия могут позволить себе отпускать всех сотрудников в отпуска в данное время

При составлении графика отпусков всегда учитывается необходимость обеспечения бесперебойной работы организации и нахождения на местах нужного количества сотрудников. Особенно важной является очередность предоставления отпусков для сотрудников одного подразделения. Учет пожеланий сотрудников. Работодатель может учитывать пожелания работников относительно времени отпусков, если такая возможность у него есть

Работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, его продолжительности, возможности переноса и т.д. Закон не определяет конкретную форму составления документа с пожеланиями сотрудников, поэтому данный вопрос остается в ведении отела кадров предприятия.

Использование при составлении графика отпусков общепринятой формы Т-7 является более удобным вариантом, поскольку в ней предусмотрены все необходимые графы. Все сведения об очередности отпусков и их продолжительности отражаются в графике по месяцам.

Документ должен включать в себя не только ежегодные оплачиваемые отпуска, но и:

  • Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.
  • Неиспользованные отпуска.
  • Отпуска внешним совместителям.

График составляется кадровыми работниками и утверждается руководителем отдела кадров, после чего отдается на подпись руководителю предприятия (либо уполномоченному лицу).

В каком случае вносятся изменения в график

Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.

Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.

Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.

Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо перенести отпуск:

  • Если у работника наступает период нетрудоспособности.
  • В случае когда сотрудник участвует в выполнении гражданской обязанности, и нормы право предусматривают необходимость освобождения его от работы.

Также работодатель должен перенести отпуск работнику, если он изъявит такое желание при условии, что руководство в установленные сроки (две недели) не проинформировало данного гражданина о начале его отпуска по графику.

Внимание! Администрация может произвести перенос отпуск работника, если в этом возникнет производственная необходимость, грозящая приостановке работе предприятия или создания аварийной и чрезвычайной ситуации. Но при этом устанавливается, что у работника нужно получить согласие.

Читайте далее:. Заявление на отпуск: обязательно ли его писать и за сколько, образец оформления, могут ли отказать

Заявление на отпуск: обязательно ли его писать и за сколько, образец оформления, могут ли отказать

В каком случае работодатель может отказать в предоставлении отпуска или его перенести: уточнение Роструда

Можно ли отказаться от отпуска и заменить его денежной компенсацией, когда это правомерно

Приказ о предоставлении отпуска, форма Т-6

Заявление на отпуск с последующим увольнением

Что это такое и обязателен ли он?

Такой список является утвержденным документом, который пишется после обсуждения вопроса между работодателем и сотрудником. Вы выбрали дату вашего отдыха – затем утвердили с руководством. В другом случае получить заветные деньки вряд ли получится.

  • Руководство сможет найти временного работника на ваше место.
  • Если у вас остались неиспользованные дни, начальник сможет вам их вернуть.

Как видите, это необходимый документ в рабочем процессе. Давайте ознакомимся с ним более детально. Ведь существуют нюансы, о которых сначала даже не догадаешься. Но они играют важную роль в оформлении процедуры.

Справка! Важно понимать, как действует процедура, когда и какие корректировки можно в него вносить. Без таких знаний процент того, что возникнут недоразумения, достаточно велик.

Кто подписывает?

Сотрудники предприятия должны проставить свои подписи как знак ознакомления с документом. Однако, в ТК РФ прямое обязательство работодателя предъявлять такой график подчиненным не указывается

Тем не менее, такая предосторожность позволит упростить соблюдение документа самими сотрудниками

Для подписей можно создать специальный журнал, либо предложить проставить подписи на обратной стороне графика.

Нужно ли знакомить работников?

Отметим, что в Трудовом Кодексе РФ нет прямого указания знакомить сотрудников с графиком учета отпусков. Но если этого не сделать, то потом могут возникнуть сложности в соблюдении утвержденных дат. Другими словами – сотрудники могут просто забыть или перепутать даты, что создаст лишние трудности.

Лучше всего просить сотрудников ставить подпись как знак того, что работодатель ответственно подошел к оповещению и донес информацию до своих подчиненных.

Образец

Бланк составляется по форме Т-7, которая принята постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Именно эту ее рекомендуется использовать, так как она содержит в себе все необходимые графы. Кроме того, здесь предусмотрена возможность для добавления дополнительных строф и граф, если возникнет такая необходимость.
Обязательным реквизитом выступает число и реквизит шефа.

Рекомендуемая:

                                                         │   Код  │

                                                         ├────────┤

                                           Форма по ОКУД │ 0301020│

                  ООО «Фрегат»                           ├────────┤

———————————————— по ОКПО │52564479│

            наименование организации                     └────────┘

Мнение выборного профсоюзного                                              УТВЕРЖДАЮ

органа                                                                                  Ген. директор

от «__» ________ 20__ г. N ___ учтено        ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель —————

                                             │  Номер  │    Дата   │ На  │                должность

                                             │документа│составления│ год │Никифоров   В.В. Никифоров

                                             ├─────────┼───────────┼─────┤ ——- ——————-

                             ГРАФИК ОТПУСКОВ │  20-г/о │ 15.12.2014│ 2015│ личная  расшифровка подписи

                                             └─────────┴───────────┴─────┘ подпись

                                                                              16   декабря   14

                                                                             «—» ——— 20— г.

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

ОТПУСК

Примечание

количество календарных дней

дата

перенесение отпуска

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Дирекция

Генеральный директор

Никифоров В.В.

3

28.04.2015

28

01.09.2015

Заместитель генерального директора

Аршинов К.П.

28

22.06.2015

Коммерческий директор

Леонтьев П.В.

28

01.06.2015

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Петрова Н.В.

31

27.07.2015

Бухгалтер

Лаврова Н.С.

28

01.06.2015

Бухгалтер-кассир

Воронова Т.Н.

28

10.08.2015

Торговый отдел

Директор магазина

Павлова С.И.

28

13.07.2015

Менеджер

Кириллов И.П.

11

09.02.2015

28

07.09.2015

и т.д.

                           Начальник

Руководитель кадровой    отдела кадров Евстигнеева       Н.К. Евстигнеева

службы                   ————- ————     ———————

                           должность      личная       расшифровка подписи

                                         подпись

Кадровики наиболее часто допускают следующие ошибки:

  • вовсе не имеют распорядок. В с. 123 ТК сказано, что это обязанность работодателя. Кроме того, использовать свои отпуска специалисты обязаны в соответствии с действующим актом;
  • нарушение сроков утверждения. Сделать это нужно за 2 недели до окончания календарного года, то есть до 15 декабря;
  • несвоевременное оповещение;
  • несвоевременная выплата;
  • нарушение норм с. 125, в которой сказано, что при дроблении, одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней;
  • несоблюдение прав некоторых.

За все эти нарушения можно привлечь к ответственности.

Распространённые вопросы

Большинство вопросов возникает, когда приходится корректировать уже утверждённый табель.

График отпусков уже составлен и пришёл новый сотрудник

Вносить коррективы, если он пришёл во второй половине года, не понадобится. При необходимости отправить новичка на ежегодный отдых это можно сделать отдельным приказом. Или составить для таких работников дополнительную ведомость.

Кто идёт в отпуск вне графика

Помимо сотрудников, причисленных разными нормативными актами к льготным категориям, может возникнуть потребность предоставить работникам время отдыха для учёбы. Но его в ведомости отображать не принято.

Никто не запрещает сотруднику попросить работодателя об изменениях в отпускном табеле, если у него появились основания для этого. Компромисса практически всегда можно достигнуть.

Для чего нужен график отпусков

Этот документ необходимо иметь на каждом предприятии по нескольким причинам. Для начала, это требует действующее законодательство. Кроме этого, необходимо распланировать время отпусков ключевых сотрудников, чтобы не было остановки производства из-за их одновременного отсутствия в компании.

Обычно созданием документа занимается сотрудник кадровой службы. Он опрашивает о желаемой дате руководителей всех подразделений субъекта бизнеса, а они, в свою очередь, собирают сведения у своих подчиненных. Последние должны сообщить даты, когда они хотят отправить в отпуск в будущем году.

Если компания большая, и в ней трудится много работников, то заниматься оформлением графика лучше всего с самой осени. В график вносятся все оформленные работники, в том числе и весь административный персонал.

Внимание: утвердить оформленный график необходимо за 2 недели до завершения нового года. Провести ознакомление с работниками можно уже после этого дня.. Закон предоставляет некоторым категориям работников льготы, дающие приоритет в выборе желаемого времени отдыха

Но их необходимо подтвердить заранее путем предоставления копий подтверждающих льготу документов

Закон предоставляет некоторым категориям работников льготы, дающие приоритет в выборе желаемого времени отдыха. Но их необходимо подтвердить заранее путем предоставления копий подтверждающих льготу документов.

В график необходимо внести все виды отдыха, предоставляемые работникам:

  1. Ежегодный отпуск;
  2. дополнительный отпуск;
  3. Отпуска, которые не были использованы работниками ранее.

В последнее время идет множество споров о том, сгорает или нет неиспользованное ранее время отпусков. Нет, оно не сгорает, и работник может им пользоваться в последующие годы в полном объеме. Однако это не выгодно для работодателя. Во-первых, ему необходимо будет выплачивать солидные отпускные выплаты, если работник затребует отдых сразу за несколько лет. Во-вторых, не предоставление отпуска вовремя является нарушением закона, и при выявлении этого факта трудовая инспекция может наложить штраф до 50 тысяч руб.

Как правильно заполнить?

График отпусков в каждом подразделении может быть свой. Это актуально для больших предприятий, где работают сотни и тысячи человек. В этом случае проекты графиков подготавливают руководители подразделений, а затем сдают их в кадровую службу организации. На основании полученных данных формируется единый документ.

Поэтому знать, как заполнить график отпусков важно не только сотрудникам кадрового отдела, но и начальникам структурных подразделений. Это упростит составление сводного документа

Также нужно понимать, как должен выглядеть правильно оформленный документ, руководителю организации.

Порядок заполнения графика отпусков:

  1. вверху листа в соответствующем поле пишется организационно-правовая форма и наименование компании по Уставу. Напротив, в ячейке, проставляется код ОКПО;
  2. ставится дата составления документа. Указывается, на какой год разработан график;
  3. пишется должность руководителя компании, его фамилия и инициалы. Ставится дата. Здесь после ознакомления с документом работодатель поставит свою подпись;
  4. заполняется таблица. Указывается структурное подразделение, должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер, запланированная дата начала отпуска, его продолжительность;
  5. ниже пишется фамилия, инициалы, должность руководителя кадрового отдела и ставится его личная подпись.

При составлении графика нужно помнить о том, что каждому работнику по случаю отпускного периода, в год положено минимум 28 календарных дней освобождения от трудовой деятельности (с учетом выходных и праздников).

Отпуск может быть перенесен на следующий период, но не более, чем два раза подряд. Эти дни накапливаются. Поэтому работнику может быть положено не 28, а 56 или 84 дня освобождения от труда.

Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву

Надо учитывать так же, что некоторые подчиненные имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска по закону. Эти периоды тоже необходимо включать в график.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий