Как правильно заверить копию документа: штамп “Копия верна”

Как правильно заверить документы по запросу работника, используя печать «Копия верна»

Работники могут запросить у работодателя , которые непосредственным образом связаны с их трудовой деятельностью. Стоит учитывать, что выданные копии должны полностью воспроизводить информацию подлинников и внешние признаки. Их рационально сделать с применением технического средства – ксерокса. Копия будет иметь юридическую силу, если ее
(с учетом статьи 62 ТК).

На документе, изготовленном с помощью ксерокса достаточно проставить печать «Верно» и «Копия верна», кроме того, должностные лица, ответственные за выдачу ксерокопии должны поставить:

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

  • свою подпись;
  • расшифровку подписи, указав фамилию и инициалы;
  • дату непосредственного заверения;
  • гербовую печать организации.

Скачать документы по теме:

Именно такой порядок установлен в соответствующем пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, документ утвержден постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст. Необходимо помнить и о том, если ксерокопия запрошенного документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество. Читайте в электронном журнале статью «Выдача трудовой книжки
работнику на время»

Как заверить документ
верно: «Копия верна»

Важно!
Работодатели чаще оформляют выписку: из трудовой книжки или из определенного приказа. На законодательном уровне не предусмотрено конкретных требований к правилам оформления выписок из документов, но при этом необходимо учитывать, как правильно заверить документы «Копия верна», ориентируясь на представленный образец

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать…

Нет необходимости издавать новый приказ. Далее идет текст запрошенной выписки, который будет полностью или частично воспроизводить информацию оригинала. Под текстом следует указать должность уполномоченного лица, который подписал оригинал, внести инициалы и фамилию. Личную подпись в выписке сотрудник никогда не ставит. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить.

Специальный порядок заверения не предусмотрен, соответственно выписку (основанием служит пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст). Рассматривая вопрос о том, как заверить ксерокопию документа
, необходимо опираться на действующий закон.

Как сейчас заверять копии для налоговиков, фондов и работников

По-разному заверяйте копии для работников, налоговиков и фондов. Например, оформлять копии приказов для сотрудников можете по правилам из нового ГОСТа. Варианты заверительных надписей для разных случаев найдете в образцах.

Как заверить копии для сотрудников

Компания сама решает, как будет заверять копии документов для сотрудников. Можно разработать свои правила или ориентироваться на ГОСТ.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен был вступить в силу с 1 июля 2017 года. Но срок сдвинули на 1 июля 2018 года (приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст). А пока действует старый ГОСТ Р 6.30-2003.

Правила из ГОСТа станут обязательными только для тех компаний, которые утвердят это в своем внутреннем документе, например в положении или приказе. Причем обязательным будет тот стандарт, который указан в документе. Если такого документа нет, заверяйте копии по правилам любого из ГОСТов, как в образце 1. Отличие нового ГОСТа от старого в том, что он требует ставить на копиях отметку, где хранится оригинал.

Образец 1. Как заверить копию приказа для сотрудника

Для копии трудовой книжки есть специальные правила. Как ее заверить, смотрите на образце 2.

Образец 2. Как заверить трудовую книжку

Как заверить копии для налоговой

Часто налоговая требует предоставить не один, а несколько документов. Для таких случаев чиновники установили специальные правила. Чтобы не пришлось ничего переделывать или платить 200 руб. штрафа за каждую забракованную копию, оформляйте сшивы так, как требуют налоговики (письмо Минфина России от 29 октября 2015 г. № 03-02-Р3/62336).

Копии многостраничных документов заверяйте так:

— сделайте копию только с одной стороны листа;

— соберите в пачки максимум по 150 листов;

— не повреждая текст, сделайте от 2 до 4 проколов и сшейте;

— свяжите нити свободно, чтобы каждый лист можно было открыть, прочесть или снять копию;

— пронумеруйте листы арабскими цифрами;

— сделайте прямоугольную наклейку из бумаги 40—60 мм? 40— 50 мм;

— приклейте ее на узел;

— выведите прошивные нити и обрежьте концы, они должны выходить за пределы наклейки не больше чем на 2—2,5 см;

— на бумажной наклейке сделайте заверительную надпись, как на образце 3 ;

— подпишите заверительную надпись у руководителя, проставьте его должность, фамилию, инициалы и дату заверения.

Печать, если она есть, поставьте так, чтобы оттиск частично заходил на наклейку и на последний лист.

Объединять в одну подшивку разные документы и заверять ее в целом не стоит (письма Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Но если вы все-таки сдали в инспекцию такие сшивы, то оснований для штрафа нет. Налоговики вправе штрафовать только за то, что компания вообще не принесла документы или передала их с опозданием.

Сейчас ФНС готовит новые требования к документам, которые компания представляет на бумаге. Чиновники разрешат заверять одной подписью сшив из нескольких разных документов.

Образец 3. Как заверить сшивы копий для налоговой

Как заверить копии для фондов

Соцстрах
не вправе отказать компании в приеме документов. Исключение только для электронного документа, который подписали недействительной электронной подписью (п. 16 Административного регламента, утв. приказом Минтруда России от 5 ноября 2013 г. № 658н). В остальных случаях сотрудники фонда обязаны принять документы.

Есть другая опасность, что после проверки проверяющие посчитают документы недействительными. Но для этого должны быть серьезные основания, например копии вообще не завереныили заверены неуполномоченным сотрудником

Как вы заверите документ — по новым правилам или по старым, не важно. Отметка о месте хранения документа значения не имеет

Порядок заверки дубликата

Каждый работник нотариата знает о том, как правильно заверить копию документа. Для того чтобы он подтвердил идентичность дубликата, необходимо предоставить:

  • оригинал;
  • копию;
  • документ, подтверждающий личность лица, которое обратилось к нотариусу.

Прежде всего должностное лицо проверяет правильность копии документа и ее полное соответствие оригиналу. После того как этот факт будет подтвержден, нотариус ставит отметки, которые включают его имя, слово «верно», дату, печать, номер регистрации заверки.

После того как все действия будут выполнены, тот, кто обратился в нотариальную контору, расписывается в специальном журнале, где ведется реестр всех обращений граждан и юридических лиц.

Заверить копию документа у нотариуса довольно просто и недолго. Кроме предоставления всех необходимых документов и оплаты таких действий, ничего не требуется.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С соответствии со ст 62  Трудового  кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

Вопрос по поводу того, с какой даты отсчитываются эти 3 дня, законодательно не урегулирован. Специалисты Роструда  считают, что первый из этих дней — дата подачи заявления работником. А сам срок исчисляют в рабочих днях. Однако судьи подтверждают правомерность исчисления срока со следующего дня после получения заявления работника (Решение Ростовского облсуда от 29.01.2018 по делу № 11-104/2018).

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно должно быть оформлено заверение?

Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
  • указывается дата заверения;
  • нужно делать указание на то, где хранится оригинал (Например:Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. Роструд  выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.)

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию трудовой книжки  ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы,  проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец

  • банковский шпагат
  • обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
  • тонкий длинный шнурок
  • суровая или прошивная нить
  • прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

Процесс прошивки журнал учета:

  • готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
  • вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  • выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  • вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  • при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  • концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  • клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  • указываем дату прошивки

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

  • нумеруются именно листы, а не страницы;
  • опись нумерации не подлежит;
  • при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
  • номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
  • нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
  • если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
  • если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;
  • листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
  • лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
  • если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
  • если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
  • склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Если вы идете проставлять необходимые реквизиты к нотариусе не на один лист, а нанесколько, то вы обязаны предварительно скрепить листы, а также пронумеровать их, поставить печать организации и подпись лица, который заверил бумагу в организации. Нотариус не может заверить любые медицинские бумаги, договоры, документацию, имеющую надпись «Секретно» и бумаги, с которых запрещается снимать копии.

Как заверить электронные документы? Для того чтобы заверить электронную версию документации понадобится электронная подпись. Получить ключ электронной подписи можно в одном из удостоверяющих центров.

Будьте предельно внимательны при направлении пакета бумаг на получение ключа: предоставляемые данные должны быть подлинными и максимально точными. Одно неверное слово и ключ не будет действителен. Документ в электронном виде, заверенный электронной подписью, равносилен бумажной заверенной копии.

Справка Как заверить образцы документов «Копия верна»

  1. Название структурного подразделения следует разместить под наименованием компании в бланках писем или документов подразделений: отделений, филиалов, представительств, коллегиального органа (основанием служит пункт 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). По стандарту рекомендуется указывать реквизиты прописными буквами.
    К примеру, «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ».
  2. Наименование должности размещают непосредственно под указанием организации (территории или края, области) в бланках должностных лиц, руководителей органов власти, муниципального образования (основанием служит пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). К примеру, «ДИРЕКТОР».

Отметки об электронной подписи позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах.

Оригинал и заверенная копия: в чем разница?

Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.

При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.

Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.

Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней. Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.

На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному. Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лица Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтером Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица. Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом). Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лицаПолномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтеромКлиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием
    наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица.Клиентом — юридическим лицом предоставляется:

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя
    юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Где ставят печать копия верна образец

В копии, которая снята с основного документа, должны быть воспроизведены полностью все данные без каких-либо изменений или нечеткостей, поэтому важно делать это с использованием качественной техники. Если речь идет о предоставлении документа в государственные органы (например, для получения лицензии), требования по оформлению дубликата существенно ужесточаются

Если речь идет о предоставлении документа в государственные органы (например, для получения лицензии), требования по оформлению дубликата существенно ужесточаются.

Необходимо выяснить предписания данной организации, то есть, как правильно заверять копии документов именно для них.

Закон Выписка из трудовой книжки: образец и форма документа

Случается, что работнику необходимы сведения из трудовой книжки за определенный период, но копию делать неудобно, так как сам документ объемный, да еще и вкладышей несколько. Альтернативным вариантом может считаться в…

Закон Как получить копию свидетельства о рождении ребенка: документы, инструкция

При этом документ, как правило, нужен срочно. Стоит сказать, что далеко не все знают, как получить копию свиде…

Компьютеры Программа для печати документов и фотографий

Сегодня невозможно себе представить пользователя современного ПК и установленного на нем ПО без использования принтера, ведь использование бумажных документов и фотографий еще никто не отменял.

Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Верно Ведущий специалист отдела кадров Подпись Т.В.

Важно

К примеру, «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ».

Наименование должности размещают непосредственно под указанием организации (территории или края, области) в бланках должностных лиц, руководителей органов власти, муниципального образования (основанием служит пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). К примеру, «ДИРЕКТОР».

Отметки об электронной подписи позволяют визуализировать документ.

Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах.

Но на практике у обычных копий отсутствует юридическая значимость, особенно у тех документов, которые были представлены работниками от сторонних организаций или из иных учреждений, поэтому их рекомендуют заверять, используя штамп «Копия верна» с внесением всех реквизитов ответственных лиц, оформивших бумагу.

К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам потребоваться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для сделки и пр.

Как заверяются электронные документы

Заверение копий документов в организации, представленных в электронном виде, несколько отличается от стандартного порядка. Это объясняется тем, что электронные бланки заверяются цифровой подписью. Эта подпись содержит в себе информацию о владельце электронной подписи. Руководитель каждой компании имеет право оформить доверенность на своих представителей, разрешающую использование данного устройства.

Рассматриваемый вид первичной документации может применяться при любых формах правоотношений. Единственным исключением являются ситуации, связанные с запретом на использование электронных бланков. К данной категории относятся платежные документы и финансовые отчеты.

Сшиваем копию

Отксерив пачку документов или распечатав ее скан-копию, рассортировываем документы (если нужно). Затем пачка документов сшивается. Причем «сшивается» – глагол очень размытый. Нужно смотреть нормативы, под которые вы попадаете при подготовке многостраничной копии. Так, чтобы предоставить документы в налоговую, их нужно именно сшить нитками. Или в письме-запросе, для ответа на который вы готовите пачку копий, написано именно «сшить нитками в 4 прокола». Тогда делать нечего: сшиваем нитками, даже если там три листа. Не забудьте вывести концы нитей, после сшивки заверяемых документов, с оборотной стороны. Они обязательно должны быть снаружи.

Если вы уверены, что никаких подобных директив не имеется, «сшить» можно и степлером. Но тогда документ оборачивается через край бумажной наклейкой, так, чтобы скоба попала под нее. Это делается для подтверждения того, что ничего из-под этой скобы не было вынуто и ничего не было подложено.

Так или иначе, наша многостраничная копия сшита. Один из вариантов эстетичного и недорогого сшивания можно посмотреть в моем фото-уроке Как сшить дело.

Не забывайте, что при сшивке пачки необходимо обеспечить не только свободное чтение текста, но и доступ ко всем подписям, датам, визам и резолюциям, что стоят на подлинниках. Пачка копий должна быть крепко сшита и не рассыпаться в руках.

Копии для налоговой

Важно учитывать, что требования нового ГОСТ являются рекомендуемыми, о чем указано в 4 абз. раздела 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016

Правила заверения копий для налоговой отдельно описаны в письмах Минфина и ФНС:

  • Письмо ФНС России от 02.10.2012  № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление  незаверенных копий документов)
  • Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»

По действующим указаниям Минфина «Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

В то время как заверить копию по новому ГОСТу следует так, чтобы оттиск печати не заходил на подпись лица, заверившего копию.

При этом, письмо ФНС содержит отсылки к ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого с 1 июля 2018 будет применяться новый ГОСТ.

Поэтому до тех пор, пока не утверждены новые правила* заверения копий документов и их сшивов для налоговой, целесообразно руководствоваться действующими правилами из Письма Минфина и ФНС с учетом требований нового ГОСТ.

*Для справки:В настоящее время обсуждается проект новых правил заверения копии документов для налоговой.В данном проекте отсутствует требование о проставлении печати на сшиве копий документов.  Достаточным для заверения будет собственноручная подпись лица, удостоверившего подлинность документов и отметки о заверении. При этом требований о том, что в отметке о заверении должно содержаться указание места хранения оригиналов в проекте нет.

АКТУАЛЬНО

читайте в статье Онлайн кассы с 1 июля 2018

Заверение дубликата

Довольно часто возникает вопрос о том, как заверить копию документа. Нормативно-правовой базой предусмотрен ряд случаев, когда дубликаты в обязательном порядке должны содержать специальные отметки. Такие знаки подтверждают верность документа и его идентичность оригиналу.

Как правильно заверить копию документа? В зависимости от той ситуации, для которой предоставляется дубликат, можно выделить три формы проставления подтверждения юридической точности копии документа. К ним относят:

  • заверка нотариусом;
  • проставление отметок государственными инстанциями;
  • подтверждение идентичности частным лицом.

Первый вариант предусматривает использование нотариальных услуг. Например, для того чтобы предоставить документы для некоторых регистрационных дел по доверенности, предусматривается заверение копии именно таким должностным лицом.

В некоторых случаях лицо имеет право заверить документы в государственных органах. В принципе, в такой ситуации юридическая сила дубликата будет такой же, как и при использовании первого варианта. Для этого необходимо обратиться в ЖЭК, деканат и т.д.

Довольно часто для того, чтобы придать копии юридическую силу, достаточно будет того, что директор организации или другое уполномоченное лицо лично отметит, что дубликат соответствует оригиналу документа.

Новые правила и нормативы

Процесс работы службы по приему кадров нередко сопровождается необходимостью создания копии того или иного документа

Не так давно в рамки этого явления были введены изменения, в связи с которыми важно изучить процесс детально

Порядок оформления

Чтобы документ обрел силу юридического характера, необходимо чтобы при его оформлении присутствовали реквизиты (обязательно):

  1. Наименование компании;
  2. Название и описание структурного подразделения;
  3. Дата проведения процедуры;
  4. Индекс регистрации процесса;
  5. Подпись уполномоченного лица.

Эти правила заверения копий документов утверждены в Инструкции касательно оформления документации.

До того как были внесены изменения, было отмечено, что для обретения копией юридической силы требуется заверение, однако порядок этого процесса не уточнялся.

Уполномоченные лица

В рамках новых законодательных требований к копии предъявляется необходимость воспроизведения всех реквизитов документации, включая реквизитов самого бланка.

Копия должна быть засвидетельствована посредством подписи уполномоченного сотрудника фирмы, о чем свидетельствует пункт Инструкции.

Рассматривая ответ на вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации, можно отметить, что в качестве такого сотрудника может выступать главный служащий в отделе кадров – начальник или же работник, которому, на основании норм законодательства, были предоставлены правомочия на совершение подобных действий.

Указание основных сведений

Копия документа, в которой воспроизведены частично нужные реквизиты, имеющая заверение в юридическом порядке, представляет собой выписку из документа. Оформление, как уже отмечалось, проводится на общем бланке.

В документации указывается непосредственно слово «Выписка» и имеет отношение к названию. Отметка о том, что копия заверена, наносится под реквизит «Подпись». Рассмотрим образец, как правильно заверить копию документа, ставя печать «Копия верна».

Пример копии

ВЕРНО

Всего в копии прошито, пронумеровано и скреплено печатью 8 листов. Неоговоренных исправлений в копии нет.

Начальник службы по кадрам

Подпись _________/А. Б. Сидоров

14.07.2015

Копии документов, которые предоставляются физическим и юридическим лицам, их официальным представителям, а также отдельные выписки из них, стоит оформлять на основании данных Инструкции.

Если имеет место быть пересылка документации в другие организации, в том числе и ее копий, и это требуется для решения задач, связанных с законными интересами и правами обратившихся лиц, необходимо, чтобы на пересылаемых документах была печать компании.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий